Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad), Anna
Daniel (Pennaeth Trawsnewid Strategol) ac Elisabeth Jones
(Prif Gynghorydd Cyfreithiol). Ni chafwyd datganiadau o fuddiant. Diolchodd Manon Antoniazzi bawb a fu'n ymwneud â
chymeradwyo'r Cynnig Mandad - Ymgynghori ar Ddiwygio'r Cynulliad yn y Cyfarfod
Llawn ar 7 Chwefror. Byddai'r ymgynghoriad ar Ddiwygio'r Cynulliad yn cael ei
lansio ar 12 Chwefror ac yn rhedeg am 8 wythnos. Nodwyd hefyd, yng nghyfarfod yr Uwch-Bwyllgor Cymreig
a gynhaliwyd yn San Steffan, fod aelodau tîm Cyfieithu ar y Pryd y Cynulliad
wedi galluogi Aelodau Seneddol i gynnal cyfarfod dwyieithog am y tro cyntaf. |
|
Nodyn cyfathrebu i staff - Mair Parry-Jones Cofnodion: Cytunodd Mair Parry-Jones i ddrafftio nodyn ar
drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer tudalen newyddion y staff. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a
gynhaliwyd ar 11 Ionawr yn gywir. Rhoddwyd y cynnydd ar y camau gweithredu o'r cyfarfod
blaenorol: ·
amlinellwyd y camau
nesaf yn yr Arolwg Staff; ·
cynnydd ar bolisi
urddas a pharch Comisiwn y Cynulliad, y llinell gymorth a dosbarthu posteri.
Nodwyd bod San Steffan newydd lansio ei strategaeth ar Urddas a Pharch; ·
roedd dull newydd o
osod cyllidebau Gwasanaeth 2018-19 wedi bod ar waith yn y Gwasanaethau ac wedi
cael ymateb da. Roedd hyn wedi rhoi mwy o hyblygrwydd yn y gyllideb a oedd yn
golygu y gellid gwneud gwaith TGCh ac EFM a gynlluniwyd cyn diwedd y flwyddyn,
gan wneud lle ar gyfer blaenoriaethau eraill yn y flwyddyn ariannol nesaf.
Byddai'r cyllidebau gwasanaeth yn cael eu hadolygu yn y Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau (IRB) a bydd y Bwrdd Rheoli yn edrych arnynt eto yn ei gyfarfod ym mis
Mawrth; ·
roedd goblygiadau
cynnal Cyfarfod Llawn oddi ar Ystâd y Cynulliad yn cael eu hystyried. |
|
Cylch Gorchwyl - y Bwrdd Gweithredol a'r Grŵp Arweinyddiaeth Cofnodion: Amlinellodd Manon Antoniazzi fodel newydd ar gyfer
arweinyddiaeth Comisiwn y Cynulliad a chyflwynodd gylch gorchwyl ar gyfer Bwrdd
Gweithredol (EB) a Grŵp Arweinyddiaeth (LG) newydd. Byddai aelodau'r EB yn
cynnwys yr IRB presennol yn ogystal â'r Pennaeth Cyfathrebu a Chadeirydd y
Grŵp Arweinyddiaeth newydd (bydd aelodau gwahanol yn gwneud swydd y
Cadeirydd bob tymor). Bydd yn parhau i gyflawni ei ddyletswyddau llywodraethu a
goruchwylio. Byddai aelodau'r LG yn cynnwys y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwyr
a'r Prif Gynghorydd Cyfreithiol, pob un o'r Penaethiaid Gwasanaeth ac
Ymgynghorydd Polisi'r Llywydd. Byddai'r LG yn cyfarfod bob mis i feddwl am
syniadau arloesol a chreadigol a herio penderfyniadau strategol a wnaed gan yr
EB, ond ni fyddai'n gwneud penderfyniadau ei hun. Byddai cofnodion cyfarfodydd
yr EB yn cael eu rhannu â'r LG. Roedd aelodau'r Bwrdd Rheoli eisoes wedi cyfarfod â
Manon yn unigol i drafod eu barn. Byddai ymgynghoriad mwy ffurfiol dros y
pythefnos nesaf yn gwahodd Penaethiaid a rhanddeiliaid eraill, gan gynnwys yr
ysgrifenyddion, i gyflwyno sylwadau iddi cyn gweithredu'r strwythur newydd. Trafododd y Bwrdd yn fanylach sut y gellid pennu
agendâu'r Grŵp Arweinyddiaeth a dull cyfathrebu rhwng y ddau grŵp a'r
staff. Gwahoddodd Manon wirfoddolwr ar gyfer y Cadeirydd cyntaf. |
|
Adolygiad Capasiti - cyfathrebu a chylch gorchwyl Cam II Cofnodion: Amlinellodd Dave Tosh y cynnydd ar yr Adolygiad
Capasiti. Yn dilyn yr Arolwg ffurfiol a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr - gan gynnwys
trafodaethau ag Aelodau’r Cynulliad, staff cymorth Aelodau’r Cynulliad a staff
y Comisiwn - nodwyd syniadau ac awgrymiadau ar gyfer gwella, ynghyd â nifer o
gamau gweithredu, newid capasiti a gallu sefydliadol y Comisiwn i wella'r
defnydd effeithiol o adnoddau. Cyflwynodd Dave y cylch gorchwyl ar gyfer Cam II, a'r
cynllun ar gyfer grŵp llywio uwch gynrychiolwyr o wasanaethau i hwyluso'r
gwaith o lunio cynllun gweithredu, ystyried yn fanwl y themâu a nodwyd ac
adborth, ac yn seiliedig ar flaenoriaethau a'r hyn y gellir ei gyflawni'n
rhesymol. Roedd Comisiwn y Cynulliad a fforwm y Cadeiryddion
wedi gwerthuso'r Cynllun Capasiti ac wedi ymwneud â'r nodau ac amcanion. Byddai
adroddiad yr Adolygiad Capasiti hefyd yn cael eu darparu i'r Pwyllgor Cyllid
a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus fel rhan o ymateb y Comisiwn i'w gwaith craffu
ar y cyfrifon. Roedd Gareth Watts a Phil Turner yn paratoi crynhoad o adborth
unigolyn o'r arolwg a pheth gwybodaeth ansoddol i'w hychwanegu i'r adroddiad
terfynol. Trafododd y Bwrdd ddulliau cyfathrebu â staff a'r
pwysigrwydd o sicrhau hyder ein bod yn gwrando ar eu safbwyntiau a phryderon a
sut y gallent fwydo i mewn i ran nesaf yr adolygiad. Byddai cyfarfodydd yr holl
staff yn cael eu trefnu ar gyfer dechrau mis Mawrth gyda thrafodaethau manylach
yn y gwasanaethau wedi hynny. CAMAU I’W CYMRYD: ·
Non Gwilym a Lowri
Williams i lunio cynllun cyfathrebu terfynol i'w rannu â Chomisiynwyr ar 26
Chwefror a'u bwydo i mewn i gyfarfod yr uwch reolwyr estynedig ar 16 Ebrill ar
strategaeth ymgysylltu. ·
Dau neu dri
chyfarfod staff i'w trefnu ar gyfer dechrau mis Mawrth a Phenaethiaid i sicrhau
bod staff yn gallu dod i'r cyfarfodydd. ·
Y Bwrdd Rheoli i
roi adborth i Dave Tosh ar Gylch Gorchwyl Cam II. ·
Diweddariad ar
gynnydd Cam II i'w ddarparu yn y cyfarfod nesaf ar 5 Mawrth. |
|
Strategaeth Ymgysylltu Eitem lafar Cofnodion: Yna, amlinellodd Lowri Williams yn fyr y sail ar gyfer
trafodaeth yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Ebrill, pan fydd ymgysylltu a
gwerthoedd yn cael eu hystyried yn fanwl. Roedd
yr arolwg staff diweddaraf yn dangos sgôr ymgysylltu uchel, ond cydnabuwyd
hefyd fod cyfathrebu mewnol yn broblem a oedd yn cael ei nodi mewn arolygon
olynol ac roedd arolwg byrfyfyr ar y gweill i gael gwell dealltwriaeth o natur
y pryderon. Mae llawer o gynnydd wedi'i wneud, fodd bynnag, i gynyddu gwelededd
a thryloywder, fel cyhoeddi dogfennu awdurdodi recriwtio yn fewnol. Roedd yr
adolygiad capasiti yn gyfrwng defnyddiol i helpu i gynyddu ymgysylltiad drwy
gymryd rhan a'i ddefnyddio fel blaenoriaeth gorfforaethol. Trafododd
y Bwrdd sut i ddefnyddio'r cyfarfodydd staff yn y dyfodol a'r fformat a
fyddai'n cyflawni'r amcan hwn. CAMAU
I'W CYMRYD: Penaethiaid i dynnu sylw staff at yr arolwg byrfyfyr; y dyddiad cau
i'w ymestyn tan ddydd Gwener 12 Ionawr 3pm. |
|
Yr Adroddiad Rheolaeth Ariannol Ionawr 2018 Cofnodion: Rhoddodd Nia Morgan grynodeb byr o'r FMR ar gyfer mis
Ionawr. Mae'r arian dros ben o'r Gronfa Fuddsoddi a ryddhawyd o'r gostyngiadau
a'r arbedion gan wasanaethau, yn golygu bod yr IRB yn gallu cymeradwyo cwblhau
atgyweiriadau hanfodol ar yr ystadau a gwaith TGCh yn y flwyddyn ariannol hon,
a oedd wedi cael eu gohirio tan y flwyddyn ganlynol yn flaenorol. Mae hyn yn
golygu bod cronfa fuddsoddi'r flwyddyn ariannol nesaf yn ddigonol er mwyn
galluogi gwariant ar brosiectau. Roedd y tanwariant a ragwelwyd ar gyfer
2017-18 yn ôl ar y targed ac o fewn y KPI. Fis Chwefror oedd y cyfle olaf i addasu rhagolygon a
gofynnodd Nia i'r Bwrdd ei hysbysu o unrhyw newidiadau neu wariant brys, gan
bwysleisio'r angen am ragolygu cywir. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau Eitem lafar Cofnodion: Yn ogystal â chadarnhau y gellid dechrau gwaith yr
Ystadau a TGCh, cymeradwyodd yr IRB nifer o RADs a gyflwynwyd, ac adolygu
canlyniadau'r tendr ar gyfer contract cynnal a chadw, a oedd yn gontract o
faint sylweddol ar ôl ei gyfuno. Ar hyn o bryd nid yw'n cwmpasu'r contract
glanhau. Roedd TGCh yn ymchwilio i ba mor ymarferol oedd cael
yr un system o rifau ffôn nad ydynt yn ddaearyddol yn swyddfeydd etholaeth yr
Aelodau, yr un fath â'r system yn Nhŷ Hywel, a faint o awydd oedd i gael
hynny. |
|
Grid Cyfryngau Cyflwyniad Cofnodion: Rhoddodd Non Gwilym drosolwg o'r grid cyfredol a oedd
yn cynnwys gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a busnes i hwyluso gwaith
cynllunio. Roedd Brexit wedi dominyddu'r wythnos, gyda datganiad i'r wasg gan y
Cynulliad ynghylch lansio adroddiad y Pwyllgor Materion Allanol a Deddfwriaeth
Ychwanegol yn cael llawer o sylw. Roedd llawer o waith wedi bod ynghlwm â
gwneud datganiadau, gan gynnwys y bleidlais i fenywod, is-etholiad Alun a
Glannau Dyfrdwy, y Cynnig Mandad ar ddiwygio etholiadol ac adroddiad y Pwyllgor
Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau ar wahaniaethu ar sail mamolaeth. Ddydd Llun 12 Chwefror bydd yr ymgynghoriad ar
ddiwygio etholiadol yn cael ei lansio, gyda chyfres o gyfarfodydd a microsafle
gyda fideos a chyfryngau cymdeithasol yn cael eu paratoi. Nododd Non lwyddiant
y tîm Cyfathrebu wrth ymateb i'r adroddiad digidol o ran sut y cyflawnwyd y
gwaith hwn. CAMAU I’W CYMRYD: ·
ychwanegu llinell amser
cyfathrebu'r Adolygiad Capasiti a Mis LGBT i'r grid cyfryngau; ·
ymchwilio a ellid
cysylltu'r grid â'r llinell amser |
|
Dangosfwrdd Adnoddau Dynol (Hydref-Rhagfyr 18) Papur i’w nodi Cofnodion: Adolygodd y Bwrdd y dangosfwrdd ar gyfer y cyfnod
rhwng mis Hydref i fis Rhagfyr 2017, a oedd yn dangos bod cyfraddau absenoldeb
wedi cynyddu dros gyfnod y gaeaf ac, er bod cynnydd yn ddisgwyliedig, mae angen
ymchwilio i'r rheswm dros y cynnydd. |
|
Unrhyw fater arall Cofnodion: Unrhyw fater arall Caiff y
cyfarfod nesaf ei gynnal ar 5 Mawrth. |