Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i staff – Kathryn Potter Cofnodion: Cytunodd Kathryn Potter i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar
gyfer y dudalen newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion y
cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 12 Ionawr, gyda phwynt o
eglurhad ynghylch y camau gweithredu ar FySenedd, sef y byddai Non Gwilym yn
wahoddai sefydlog i Fwrdd FySenedd, a hynny er mwyn gwella'r broses
integreiddio mewn perthynas â chynllunio gwasanaethau cyfathrebu. |
|
System Gyllid Newydd – Cyflwyno Microsoft Dynamics NAV Cyflwyniad Cofnodion: Croesawodd y Bwrdd Robin Parkin ac Yvonne Jennings i'r cyfarfod i arddangos
y system gyllid newydd, sef Microsoft Dynamics NAV. Bydd y system hon yn
disodli'r system bresennol ar ddechrau mis Ebrill 2017. Bydd y system yn
ddwyieithog a bydd ganddi nodwedd hunanwasanaeth integredig at ddibenion
adrodd, a'r gallu i ddarparu gwybodaeth fanwl am wariant ymrwymedig. Bydd ail
becyn adrodd ar gael yn ystod cam II o'r broses gyflwyno. Bydd data trafodaethol o'r system bresennol sydd
wedi'u cysoni yn cael eu mewnforio at ddibenion cadw gwybodaeth sy'n ymwneud
â'r gorffennol ac er mwyn hwyluso'r broses o adrodd ar dueddiadau tymor hir. Yn ogystal â bod yn haws ac yn well i'w defnyddio, gyda nodweddion
effeithlonrwydd fel system awtomataidd ar gyfer casglu anfonebau a thaliadau
electronig, bydd y system hon yn caniatáu i feysydd gwasanaeth gael mynediad at
wybodaeth eu hunain, ac yn galluogi'r tîm Cyllid i newid ei ffocws o gyflawni
tasgau llaw i wneud gwaith dadansoddi a darparu cymorth. Ar hyn o bryd, mae'r prosiect yn destun profion ymhlith defnyddwyr
arfaethedig y system newydd. Bydd staff ym maes gwasanaeth cyllid yn cael eu
hyfforddi ym mis Mawrth, yn nes at yr adeg pan fydd angen iddynt ddefnyddio'r
system, a bydd hyfforddiant yn cael ei ddarparu ymhlith timau unigol er mwyn
diwallu eu hanghenion penodol. |
|
Gwariant 2017-18 Y wybodaeth ddiweddaraf i ddilyn ar lafar/mewn papur Cofnodion: Nododd Claire Clancy fod yr Adroddiad Rheoli Cyllid
ar gyfer mis Ionawr 2017 wedi cael ei gynhyrchu ar 1 Chwefror, a nododd ei bod
yn gwerthfawrogi hynny. Yna, gwnaeth Nia Morgan gyflwyniad i'r Bwrdd ynghylch y
manylion gwariant ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol ac ar gyfer 2017-18. Amlinellodd Nia y pwysau sydd ar gyllidebau ar hyn
o bryd a'r camau gweithredu y gellir eu cymryd i liniaru'r risgiau ar ddiwedd y
flwyddyn, a'r pwysau ar gyllidebau'r dyfodol. Mewn perthynas â chyllideb 2017-18, bydd y Bwrdd
Buddsoddi ac Adnoddau yn craffu ar nifer o gostau sylweddol ac amrywiol, gyda
golwg ar nodi meysydd lle gellir cyflawni arbedion cost a'u blaenoriaethu, ac
asesu effaith cynllunio capasiti. Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi
cytuno i beidio â chyflwyno cyllideb atodol eleni, a hynny er mwyn caniatáu
amser ar gyfer sicrhau bod y ffigurau a amcangyfrifir ar hyn o bryd yn fwy
cywir. CAMAU GWEITHREDU: Gofynnwyd i'r Penaethiaid
Gwasanaeth gymryd y camau a ganlyn: ·
rhoi
gwybod i'r tîm cyllidebau am unrhyw newidiadau sy'n cael eu gwneud o ddydd i
ddydd o ran eu gwariant arfaethedig ar gyfer y flwyddyn gyfredol, a hynny er
mwyn sicrhau y gellid gwneud penderfyniadau deallus ynghylch gwariant ar
brosiectau a gynlluniwyd. ·
rhoi
gwybodaeth i Gyfarwyddwyr am eitemau y bwriedir eu cynnwys yng nghyllideb
2017-18, o ran amseru, blaenoriaethu a'r risgiau sy'n gysylltiedig â pheidio â
bwrw ymlaen. Bydd y Comisiwn yn ystyried cyllideb 2017-18 mewn
cyfarfod yn y dyfodol. |
|
Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Risgiau Corfforaethol Papur 2 – Risg
Corfforaethol Papur 2 – Atodiad
A – Crynodeb Risg
Atodiad B – Risgiau Corfforaethol wedi’u nodi
Atodiad C – Ymateb Negyddol Tuag At Gynyddu Maint y Cynulliad
Atodiad D – Ffurflen Asesu Risg – Bygythiadau Seiber
Atodiad E - Ffurflen Asesu Risg -
Pwysau Cyllidebol Cynyddol
Atodiad F – Asesiad Manwl o Risgiau’n ymwneud a Llety Cofnodion: Adolygodd y Bwrdd Rheoli
risgiau corfforaethol presennol y Cynulliad a'r risgiau sy'n dod i'r amlwg.
Mae'r gofrestr risg yn adlewyrchu'r statws cyfredol o ran risgiau, a'r
newidiadau y cytunwyd arnynt yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Rhagfyr 2016.
Cytunwyd ar y rhain, ond
gofynnwyd am y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch dynodiad yr ystâd o ran
diogelwch. Cytunodd y Bwrdd ar yr argymhellion a ganlyn: ·
cadw'r risg ynghylch newid enw'r Cynulliad ar y gofrestr gorfforaethol, ond
bod y dull o reoli'r risg yn ymgorffori bod yn rhagweithiol ynghylch annog y
rhai sydd â barn gadarnhaol am y newidiadau i sicrhau bod eu lleisiau'n cael eu
clywed; ·
ychwanegu bygythiadau seiber at y gofrestr gorfforaethol; ·
ychwanegu'r risgiau sy'n deillio o bwysau ariannol ac sy'n ymwneud ag enw
da'r sefydliad i'r gofrestr gorfforaethol, ond eu haralleirio fel eu bod yn
ymestyn y tu hwnt i'r rhaglen ddiwygio; ·
dileu'r risg sy'n ymwneud â "setliad" Bil Cymru o'r gofrestr
gorfforaethol a rheoli risgiau ar lefel gwasanaeth. ·
ychwanegu cynigion sy'n ymwneud â llety i'r gofrestr gorfforaethol. Bydd y
cam hwn yn destun archwiliad beirniadol yn ystod cyfarfod y Pwyllgor Archwilio
a Sicrwydd Risg ar 6 Chwefror. |
|
Dangosfwrdd Adnoddau Dynol (Hydref-Rhagfyr 2016) Papur 3 –
Dangosfwrdd y Bwrdd Rheoli Rhagfyr 2016 Cofnodion: Cyflwynodd Lowri Williams ddangosfwrdd chwarterol
yr adran Adnoddau Dynol, a oedd yn cynnwys gwybodaeth amrywiol am lefelau
staffio ac absenoldeb y sefydliad. Cafodd y Bwrdd drosolwg o'r sefydliad,
ynghyd â chyfle i nodi unrhyw faterion. Yn dilyn y broses o gynllunio capasiti'r sefydliad
a gweithredu'r cynllun ymadael gwirfoddol, bu gostyngiad yn nifer y staff ym
mis Mai 2016, ond cynnydd ar ôl hynny, yn unol â'r disgwyliadau, gyda llai o
newidiadau o ran y staff. Roedd y sefyllfa o ran absenoldeb wedi gwella, er bod
cynnydd sydyn wedi digwydd ym mis Ionawr, yn debyg i'r cynnydd sydyn a gafwyd
ym mis Chwefror y llynedd. Bydd eglurhad pellach yn cael ei ychwanegu at y
dangosfwrdd er mwyn sicrhau mwy o eglurder ynghylch y data. |
|
Unrhyw fater arall Cofnodion: Byddai cylch arall o waith
cynllunio capasiti ym mis Mawrth. Gofynnwyd i'r Penaethiaid Gwasanaeth ddarparu
manylion i Nia Morgan ynghylch unrhyw eitemau a fydd yn effeithio ar
gostau. Bydd Lowri Williams a Gareth
Watts yn darparu gwybodaeth at ddibenion paratoi ar gyfer y broses hon maes o
law. Bydd y cyfarfod nesaf, sef
sesiwn her ar y Datganiad Llywodraethu, yn cael ei gynnal ar 6 Chwefror. Bydd
Hugh Widdis, un o gynghorwyr annibynnol y Cynulliad, yn bresennol. |