Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriad gan Elisabeth
Jones (Prif Gynghorydd Cyfreithiol) a Lowri Williams (Pennaeth yr Adran
Adnoddau Dynol). Ni chafwyd datganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i staff Anna Daniel Cofnodion: Cytunodd Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar
gyfer y dudalen newyddion staff. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 10
Hydref yn gywir. |
|
Iechyd Meddwl Eitem lafar Cofnodion: Cyflwynodd Siân Wilkins y drafodaeth, fel Hyrwyddwr Iechyd Meddwl, gan
egluro mai ei rôl oedd i weithio gyda’r Adran Adnoddau Dynol i hyrwyddo a hwyluso
polisïau a gweithgareddau, ac i fod yn seinfwrdd, gan gadw golwg strategol ar
sut y mae pethau’n datblygu. Roedd problemau’n ymwneud â Iechyd Meddwl yn ffurfio traean o’r cofnodion
absenoldeb salwch staff yn y flwyddyn ddiwethaf. Roedd yn bwysig adeiladu ar yr
ymateb positif a gafwyd i weithgareddau, sesiynau a chyngor a ddarparwyd gan y
staff a chan sefydliadau allanol a wahoddwyd ar gyfer yr Wythnos Ymwybyddiaeth
Iechyd Meddwl, a gynhaliwyd yn y Cynulliad ym mis Hydref, er mwyn cefnogi’r
rhai sy’n dioddef problemau iechyd meddwl a’u rheolwyr llinell. Trafododd y Bwrdd Rheoli y camau nesaf, a chytunwyd bod y sesiynau gweithdy
wedi bod yn fodd pwerus o gychwyn sgyrsiau, ond nododd y dylent fynd i’r afael
â materion a oedd yn berthnasol i staff, fel oriau gwaith hir, a sicrhau
cefnogaeth effeithiol ar gyfer rheoli problemau a allai godi. Cydnabu’r Bwrdd
bwysigrwydd mynd i’r afael â ffactorau sy’n cyfrannu at greu straen posibl, er
enghraifft, ymateb i negeseuon e-bost y tu allan i oriau gwaith arferol. Roedd AD wedi siarad â’r elusen iechyd meddwl, MIND, a oedd yn cynnig
hyfforddiant ar gyfer rheolwyr llinell, a hyfforddiant o ran ymwybyddiaeth
cyffredinol a gwytnwch. Roedd gan y Cynulliad rwydwaith Iechyd Meddwl a Lles ar
waith hefyd. Cam i’w gymryd: Cytunodd y Bwrdd y byddai sesiynau gweithdy yn ddefnyddiol ond bod angen
dull cyfannol i arfogi’r sefydliad i reoli sefyllfaoedd o’r fath yn effeithiol.
Siân Wilkins i weithio gyda’r Adran Adnoddau Dynol i weithredu hyn. |
|
Cynllunio Capasiti Cofnodion: Parhaodd y Bwrdd ei drafodaeth o’r cyfarfod ar 10 Hydref, i edrych eto ar y
swyddi na chytunwyd arnynt yn y cyfarfod hwnnw, er mwyn archwilio ymhellach ac
ystyried amseriad a blaenoriaethau. Darparwyd taenlen wedi’i diweddaru, yn
dangos costau yn ystod y flwyddyn a chostau o un flwyddyn i’r llall hyd at 2020
ar gyfer y cynigion a gymeradwywyd, a’r rhai sydd eto i’w hystyried, er mwyn
canfod effaith y cynigion ar y gyllideb. I ychwanegu at y cyd-destun, darparodd Nia Morgan amlinelliad o’r adroddiad
rheolaeth ariannol diweddaraf ar gyfer mis Hydref, yn dilyn addasiadau i’r
rhagolygon a dderbyniwyd gan y meysydd Gwasanaeth. Gan ystyried effaith y
cynlluniau capasiti a oedd wedi’u cymeradwyo ar y gwariant a oedd wedi’i nodi,
gofynnodd Nia i’r Penaethiaid ddarparu rhagolygon cywir, cudd-wybodaeth yn
gynnar ar yr ymrwymiadau, ac i leihau archebion ôl-weithredol, er mwyn helpu i
reoli costau cynyddol a lliniaru unrhyw risg o orwario. Dylai’r Penaethiaid roi
gwybod i Nia a oedd angen unrhyw gymorth ychwanegol arnynt gan y tîm Cyllid. Roedd Craig wedi ystyried pob cynllun ac a fu digon o ystyriaeth o allu
dwyieithog i ddarparu ein gwasanaethau. Er ei fod yn fodlon bod yr holl
ddogfennau cynllunio capasiti wedi darparu rhywfaint o ffocws ar hyn, byddai’n
bwysig i Benaethiaid Gwasanaeth ystyried eu gallu dwyieithog yn rheolaidd yng
ngoleuni’r uchelgeisiau yn y Cynllun Ieithoedd Swyddogol drafft. Rhoddodd Dave Tosh drosolwg i’r Bwrdd o’r cynigion Diogelwch, wedi i’r
gofynion gael eu blaenoriaethu. Yn unol â’r dyhead i fod y gorau yn y byd, ond
gyda galw cynyddol ar y tîm diogelwch presennol, a’r angen am fwy o hyblygrwydd
o ran y diwrnod gwaith, roedd yr adolygiad wedi nodi angen am strwythur
diwygiedig a swyddi ychwanegol. Byddai cost y rhain yn cael ei wrthbwyso, i
raddau, gan lai o gostau gweithio goramser a chostau asiantaethau. Cefnogodd y
Bwrdd y cynnig, a chytunwyd y dylai fynd at y Bwrdd Buddsoddi a Adnoddau (IRB). Trafododd y Bwrdd hefyd ffyrdd o helpu’r tîm diogelwch i deimlo’n fwy o ran
o’r sefydliad, er enghraifft, drwy secondiadau i feysydd gwasanaeth eraill a
hefyd bod Penaethiaid yn trefnu ymweliadau â’u cyfarfodydd tîm, i gyd-fynd â
chyfyngiadau rotas yr Adran Diogelwch os yn bosibl, ac i’w diweddaru o ran
prosiectau a gweithgareddau. Nodwyd bod y Tiwtor Reolwr Iaith Gymraeg eisoes yn
ystyried hyfforddiant cwrdd a chyfarch ar eu cyfer yn eu gwaith. Ystyriwyd gweddill y cynigion, a chytunwyd y byddai cynigion y gwasanaeth
TGCh, Trawsnewid Strategol, Cyfathrebu, Uned Cydlynu a chynigion y Gwasanaeth
Pwyllgor Polisi a Deddfwriaeth yn cael eu trosglwyddo at y Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau ar gyfer rhagor o waith craffu. Ymhellach, cytunodd y Bwrdd: ·
Byddai Sulafa Thomas yn cysylltu â Non Gwilym, Lowri Williams ac Anna
Daniel i ymchwilio ymhellach i swyddogaeth a lleoliad y cynnig Cyfathrebu
Mewnol; ·
Byddai’r rôl Cymorth Tîm a gytunwyd yn yr Uned Cydgysylltu yn cael ei
defnyddio lle bynnag y byddai angen, i ddarparu cefnogaeth i feysydd gwasanaeth
eraill; ·
Byddai Non Gwilym a Nia Morgan yn edrych ar y gofynion Cyfathrebu er mwyn
asesu’r goblygiadau cyllidebol; Non i ddarparu siart strwythur gyda’r cais i’r
Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau; a ·
Byddai Chris Warner a Siân Wilkins yn bresennol yng nghyfarfod y Bwrdd
Buddsoddi ac Adnodau i drafod y gofynion am gefnogaeth i bwyllgorau. Nid oedd y swyddi a oedd ar ôl yn ofynnol yn fuan, ac felly gohiriwyd hwy
er mwyn adolygu’r sefyllfa wrth i brosiectau a gweithgareddau a ragwelir fynd
yn eu blaenau. Cytunodd y Bwrdd nad oedd angen adolygu’r cynigion na chawsant
eu cymeradwyo yn y cyfarfod blaenorol. Trafododd y Bwrdd hefyd, yn fyr: ·
y rhaglen FySenedd a’r cymorth y
byddai ei angen arni, i wireddu syniadau i fod yn brosiectau cyflawnadwy.
Cytunwyd i ymestyn marciwr o ran rheoli prosiectau ar gyfer y dyfodol; ·
y goblygiadau a’r pwysau ar dimau sydd â phobl ar secondiadau; a ·
beth oedd ei angen o ran adnoddau dynol a llety, i gefnogi’r cynigion. Cam i’w gymryd: Penaethiaid i adolygu’r costau 2016-17 a chadarnhau, neu roi gwybod, a
fyddai modd gohirio unrhyw beth, neu a oedd angen ychwanegu unrhyw beth. Diolchodd Claire Clancy i aelodau’r Bwrdd Rheoli am y gwaith paratoi da a oedd
wrth wraidd y broses o gynllunio capasiti, oedd yn golygu bod ystyriaeth lawn,
yn seiliedig ar dystiolaeth gadarn, yn cael ei rhoi i’r heriau y mae’r
Cynulliad yn eu hwynebu. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Byddai Gareth Watts yn dosbarthu’r polisi risg newydd, ar gyfer cael
sylwadau arno cyn iddo gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg
ar 21 Tachwedd. Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 12 Rhagfyr. |