Agenda item
Adroddiad Risgiau Corfforaethol y Comisiwn
- Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd, Dydd Llun, 15 Mehefin 2020 09.30 (Item 6.)
- Gwybodaeth gefndir i eitem 6.
Cofnodion:
ARAC (03-20) Papur 6 - Risgiau Corfforaethol
ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad A - Adroddiad Cryno
Risgiau Corfforaethol
ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad B - Risgiau
Corfforaethol wedi'u Plotio
6.1
Cyflwynodd Dave Tosh yr eitem
hon a disgrifiodd y gwaith a oedd wedi’i wneud i liniaru risgiau corfforaethol
y Comisiwn yn barhaus. Er nad oedd hyn wedi arwain at unrhyw newid yng
ngraddfeydd y risgiau, roedd yr Atodiad a ddangosai’r risgiau wedi’u plotio ar
fatrics yn dangos y cyfeiriad yn seiliedig ar y camau rheoli sydd ar waith.
Croesawodd y Pwyllgor y diweddariadau manwl a ddarparwyd yn y dogfennau a
gofynnodd am ragor o fanylion am rai o'r camau rheoli a’r camau lliniaru
pellach.
6.2
Mewn
ymateb i gwestiynau penodol ynghylch fideo-gynadledda, disgrifiodd Manon a Dave
fanteision ac anfanteision defnyddio Zoom a Microsoft Teams, gan amlinellu sut
y gwnaed asesiadau i gydbwyso ystyriaethau diogelwch a diogelu data ar y naill
law, a gofynion y ddeddfwriaeth ieithoedd swyddogol ar y llaw arall. Gwnaed hyn
fesul achos. Yn seiliedig ar asesiad risg, penderfynwyd defnyddio Zoom, a oedd
yn hwyluso cyfieithu ar y pryd, ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus lle roedd preifatrwydd
a diogelwch yn llai o broblem (gan eu bod yn cael eu darlledu), a defnyddio
Microsoft Teams ar gyfer cyfarfodydd preifat a mewnol gan fod hyn yn fwy
diogel. Yn anffodus, nid oedd Microsoft yn gallu cynnig ateb ar gyfer darparu
cyfieithu ar y pryd. Dywedodd Manon fod Comisiynydd y Gymraeg yn cefnogi
defnydd y Senedd o Zoom a'i fod wedi dweud bod y Senedd yn enghraifft o arfer
gorau.
6.3
Sicrhaodd y Comisiwn y
Pwyllgor y byddai’n dilyn y datblygiadau diweddaraf mewn rhaglenni
fideogynadledda i ddarparu ar gyfer cyfieithu ar y pryd, ac y byddai’n parhau i
edrych ar ddewisiadau amgen.
6.4
O ran y risgiau ynghylch
diwygio'r Senedd, trafododd y Pwyllgor faterion yn ymwneud ag amseru codi
ymwybyddiaeth o bleidleisio yn 16 oed ar y cyd â Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn
Etholiadol.
6.5
Mynegodd Aled bryder, fel
y crybwyllwyd yn yr adroddiad, nad oedd grwpiau a oedd yn cynnwys swyddogion o
sefydliadau perthnasol sy'n delio â newidiadau etholiadol (gan gynnwys Comisiwn
y Senedd, Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol) wedi cyfarfod ers y
llynedd, a gofynnodd sut yr oedd hyn yn cael sylw. Cadarnhaodd Arwyn fod
trefniadau anffurfiol i fwrw ymlaen â’r gwaith ar y newidiadau etholiadol, a
bod hyn yn gweithio’n dda yn ymarferol. [Roedd disgwyl cynnal cyfarfod o un o'r
grwpiau hyn yn ddiweddarach yn yr haf].
6.6
Cafwyd trafodaeth hefyd
ynghylch effaith unrhyw oedi i gamau’n ymwneud â Chyllido ac Atebolrwydd y
Comisiwn Etholiadol (gyda’r Comisiwn Etholiadol yn dod yn atebol i'r Senedd) ar
y paratoadau ar gyfer cynnal a hyrwyddo etholiadau 2021. Dywedodd Manon fod
penderfyniad ar hyn ar fin cael ei wneud, a bod trefniadau dros dro ar waith.
Gofynnodd y Cadeirydd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am hyn yn y cyfarfod
nesaf.
6.7
Mewn
ymateb i gwestiynau yn ymwneud â risgiau ynghylch Brexit a newid cyfansoddiadol
yn y DU, yn enwedig os na cheir cytundeb, cyfeiriodd y Cadeirydd aelodau'r
Pwyllgor at y deunydd a gynhyrchwyd gan Wasanaeth Ymchwil y Comisiwn a oedd yn
cynnwys blogiau rheolaidd ynghylch Brexit a'r effaith ar y Senedd.
6.8
Roedd aelodau’r Pwyllgor
am gydnabod a chanmol y ffyrdd yr oedd y Comisiwn wedi rheoli ei risgiau mwyaf
arwyddocaol ac wedi parhau i’w dogfennu, yn enwedig ac ystyried yr amgylchiadau
anodd. Roedd hyn yn cynnwys
canmoliaeth benodol i’r ffyrdd yr oedd TGCh wedi lliniaru'r risgiau
seiberddiogelwch ychwanegol wrth weithio o bell.
Camau Gweithredu
(6.4) Manon a
Siwan i ddiweddaru ARAC yng nghyfarfod mis Gorffennaf am weithredu agweddau ar
ddiwygio'r Senedd, yn benodol o ran y Comisiwn Etholiadol.