Agenda item
Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf
- Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd, Dydd Llun, 20 Mawrth 2017 10.15 (Item 4.)
- Gwybodaeth gefndir i eitem 4.
Cofnodion:
ACARAC
(02-17) Papur 4 - Adolygiad dadansoddeg data (y gyflogres)
ACARAC
(02-17) Papur 5 – Rheoli prosiect
4.1
Cyflwynodd Gareth ddau adroddiad archwilio, y
cafodd y ddau eu croesawu gan y Pwyllgor.
4.2
Dangosodd yr adolygiad dadansoddeg data gywirdeb
a chadernid data'r gyflogres a nodwyd nad oedd unrhyw dystiolaeth o unrhyw
ymddygiad twyllodrus. Cwestiynodd y Pwyllgor y dilysrwydd angenrheidiol i brofi
cywirdeb y data yn y system Adnoddau Dynol/y gyflogres. Sicrhaodd Gareth y
Pwyllgor fod y data yn cael eu gwirio yn drylwyr a bod adroddiadau eithriadau
yn cael eu defnyddio lle bo angen. Yna disgrifiodd rai o swyddogaethau adrodd y
system gyllid newydd a oedd yn cynnwys dadansoddeg gwariant contract.
4.3
Cyflwynodd Gareth ei ail adroddiad ar yr
adolygiad o ymagwedd y Comisiwn at reoli prosiect lle mae pedwar argymhelliad
wedi'u nodi a'u cytuno gan y tîm reoli.
4.4
O ystyried yr heriau sy'n wynebu'r Comisiwn i
gyflwyno cyfres uchelgeisiol o amcanion, roedd y Pwyllgor yn annog swyddogion i
ddatblygu meini prawf clir ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, ac i ganolbwyntio
ar wireddu buddiannau.
4.5
Cwestiynodd y Pwyllgor eto y diffyg adrodd ar
gynnydd y prosiect o fewn yr Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. Cytunodd
Dave i ystyried cynnwys diweddariadau'r Cyfarwyddwyr ar gynnydd prosiectau, a
oedd yn cael eu darparu bob chwarter i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, fel
atodiadau i Adroddiadau ar Berfformiad Corfforaethol yn y dyfodol.
4.6
Roedd Dave yn falch o weld cynnydd
gwirioneddol ers adolygiad blaenorol Gareth yn 2015. Disgrifiodd y broses sydd
ar waith yng nghyfarfodydd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi bob pythefnos i asesu
goblygiadau prosiectau o ran adnoddau a chyllideb, yn ogystal â sut y maent yn
cyfrannu at gyflawni blaenoriaethau a nodau strategol y Comisiwn. Byddai'n
ystyried awgrym y Pwyllgor o nodi manylion am feini prawf blaenoriaethu mewn
ffordd fwy ffurfiol.
4.7
Cwestiynodd y Pwyllgor y gwaith o graffu ar
achosion busnes ac roedd y swyddogion yn cydnabod bod angen gwelliannau i ddal
y gwersi a ddysgwyd ac i fonitro'r broses o wireddu buddiannau. Cytunwyd fod
angen arweiniad pellach, gan gynnwys ynghylch datblygu ac ailadrodd achosion
busnes. Cytunodd Gareth hefyd i ddosbarthu adroddiad defnyddiol yr oedd wedi
dod o hyd iddo yn ddiweddar ar fethodoleg rheoli prosiect mewn ffordd ystwyth i
aelodau'r Pwyllgor.
4.8
Croesawodd y swyddogion y drafodaeth ar reoli
rhaglenni a phrosiectau a chroesawodd y Pwyllgor adolygiad o brosesau ac
egwyddorion rheoli newid a oedd wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2017. Byddai'r
canllawiau prosiect presennol yn cael eu diweddaru a'u datblygu ar y cyd gan
aelodau'r Gymuned Ymarfer a rhanddeiliaid allweddol eraill.
Camau gweithredu
Archwiliad dadansoddeg data (y
gyflogres)
-
Gareth i roi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor
am faint y samplau a ddefnyddir ar gyfer dadansoddeg data.
Archwiliad rheoli prosiectau
-
Gareth i
ddosbarthu canlyniad y drafodaeth ar adolygiad y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi cyn
y cyfarfod ym mis Mehefin.
-
Dave i ystyried
meini prawf blaenoriaethu ar gyfer prosiectau.
-
Dave i
ystyried cynnwys 'diweddariadau'r Cyfarwyddwyr' fel atodiadau i'r Adroddiad ar
Berfformiad Corfforaethol.
-
Gareth i
ddosbarthu adroddiad ar fethodoleg rheoli prosiectau mewn ffordd ystwyth.