Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 5 - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi).

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu i'r staff - Chris Warner

Cofnodion:

Cytunodd Chris Warner i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer tudalen newyddion y staff.

 

 

3.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 9 Hydref yn gywir. 

 

 

4.

Ymateb i argymhellion adroddiad y Pwyllgor Cyllid

Cofnodion:

Rhoddodd Manon Antoniazzi amlinelliad i'r Bwrdd o'r heriau a oedd yn codi yn sgil yr argymhellion, yn dilyn sesiwn graffu'r Pwyllgor ar Gyllideb ddrafft y Comisiwn ar gyfer 2018-19. Nid oedd cylch gorchwyl mor glir i'r Pwyllgor fabwysiadu'r gyllideb eleni fel yn y blynyddoedd blaenorol, a cheisiwyd eglurhad pellach mewn perthynas â'r cyfnod a gwmpesir gan yr argymhelliad cyntaf.

Trafododd y Bwrdd yr ymateb i bob argymhelliad, a fyddai'n cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd i'w cymeradwyo, gan gynnig y dylid cytuno ar yr argymhellion gan mwyaf, ond hefyd wneud achos am yr adnoddau a'r hyblygrwydd sydd eu hangen i gyflawni strategaeth y Comisiwn.

CAM I’W GYMRYD: Nia Morgan i ddosbarthu'r ymateb drafft i'r Bwrdd i gael sylwadau cyn ei gwblhau.

 

 

5.

Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

Arweiniodd Gareth Watts y Bwrdd drwy'r adolygiad rheolaidd o'r risgiau corfforaethol presennol a'r risgiau sy'n dod i'r amlwg a'r gofrestr ddiweddaraf. Nododd y Bwrdd fod Grŵp Llywio Newid Cyfansoddiadol wedi adolygu'r risgiau lefel uchel a nodwyd gan y gweithgorau ar ddiwygio'r Cynulliad, Brexit a Deddf Cymru, a'r rheolaethau sydd ar waith, a'i fod wedi dod i'r casgliad eu bod yn foddhaol. Nododd y Bwrdd hefyd y newid i'r risg mewn perthynas â pharatoadau GDPR.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli i ychwanegu'r risg sy'n ymwneud â'r anghenion o ran adeiladau i'r gofrestr gorfforaethol a chyflwyno ROAP ar yr Adolygiad Capasiti i gyfarfod yn y dyfodol.

Ystyriodd y Bwrdd a oedd y risgiau corfforaethol cyfredol yn adlewyrchu effaith gyfun y broses diwygio a newid cyfansoddiadol yn ddigonol, gan gysylltu hynny â chapasiti a phwysau ariannol. Nodwyd yr angen i sicrhau bod dealltwriaeth briodol o'r sefyllfa ariannol o fewn timau.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Tîm Gareth i gasglu'r rhestr o reolaethau sydd eisoes ar waith o fewn y sefydliad i reoli risg; ac

·                aelodau'r Bwrdd Rheoli i ddefnyddio nodyn y Bwrdd i'r staff fel sail i drafod y broses ar gyfer rheoli risg a'r angen am adnabod ac adrodd yn effeithiol am risgiau ar bob lefel o'r sefydliad.

 

 

6.

Galluogi effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd trwy fabwysiadu dulliau digidol o weithio

Cofnodion:

Cyflwynodd Anna Daniel a Mark Neilson bapur ar y cyd, gyda chymorth James Griffin, i alluogi'r Bwrdd i gael dealltwriaeth o sut roedd y rhaglenni FySenedd a TGCh yn galluogi cynnydd yn effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y Cynulliad, yng ngoleuni nifer o yrwyr, megis Adroddiad y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol. Roedd yr Adroddiad yn nodi'r camau nesaf a photensial yr agenda trawsnewid digidol.

Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gallai helpu i godi ymwybyddiaeth a chreu diwylliant, gallu a chapasiti ar gyfer ffyrdd digidol o weithio. Croesawodd y Bwrdd y dull cydgysylltiedig, a phwysleisiodd ei bod yn bwysig cyflwyno manteision y dulliau digidol i staff y Comisiwn, yr Aelodau a'r staff cymorth, a darparu hyfforddiant – gan gynnwys drwy'r gwaith Dadansoddi Anghenion Dysgu sy'n cael ei wneud gan Adnoddau Dynol.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli i ddod yn bencampwyr Office 365 eu hunain, yn ogystal ag enwebu a grymuso hyrwyddwyr digidol yn eu timau, a defnyddio pob cyfle i annog y staff i gael yr hyfforddiant a ddarperir ac i ddefnyddio Office 365.

Byddai'r Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, sy'n cwmpasu archifo, gwybodaeth i gwsmeriaid, dosbarthu a data agored ar gyfer Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad, yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli mewn cyfarfod yn y dyfodol gyda'r bwriad o'i fabwysiadu ar gyfer y sefydliad cyfan.

 

 

7.

Argymhellion y Tasglu Digidol

Cofnodion:

Cyflwynodd Non Gwilym yr ymateb drafft i argymhellion y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol, a baratowyd mewn ymgynghoriad ag Anna a James er mwyn sicrhau ei fod yn asio'n strategol. Byddai'r ymateb yn cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith hyd yn hyn, ac er mwyn iddynt allu ystyried yr adnoddau a'r goblygiadau ariannol o gyflawni'r argymhellion a nodi'r prif flaenoriaethau.

Nododd y Bwrdd fod gwaith eisoes ar y gweill mewn perthynas â'r rhan fwyaf o'r argymhellion, a chyfeiriodd at newidiadau i'r papur i wella eglurder ynghylch faint o waith a gyflawnwyd eisoes a'r adnoddau sydd eu hangen i gyflawni'r uchelgeisiau, a'r costau.

 

 

8.

Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

Oral item

Cofnodion:

Rhoddodd Manon Antoniazzi y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar am waith y Bwrdd Buddsoddi gan bwysleisio'r angen i reolwyr llinell a Phenaethiaid Gwasanaeth ystyried yn ofalus yr holl achosion busnes ar gyfer recriwtio ("RAD") cyn eu cyflwyno oherwydd y cyfyngiadau cyllidebol tyn yn y flwyddyn ariannol hon a'r cyfyngiadau sy'n debygol mewn blynyddoedd i ddod.

 

 

9.

Y Grid Cyfathrebu

Presentation

Cofnodion:

Rhoddodd Non Gwilym drosolwg o'r grid cyfredol a oedd yn dangos gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a busnes i hwyluso'r gwaith cynllunio. Gofynnodd Non i Benaethiaid sicrhau bod eu timau yn tynnu sylw'r Tîm Cyfathrebu at eitemau posibl o newyddion mor fuan â phosibl.

 

 

10.

Cynlluniau deddfwriaethol ar gyfer diwygio'r Cynulliad

Oral item

Cofnodion:

Rhoddodd Adrian Crompton y wybodaeth ddiweddaraf am y cynlluniau deddfwriaethol ar gyfer diwygio'r Cynulliad, gan gynnwys nifer o newidiadau posibl i drefniadau mewnol y sefydliad yn ogystal â chyflwyno argymhellion y Panel Arbenigol ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad. Gofynnwyd i'r Panel gynghori'r Comisiwn ar nifer yr Aelodau sydd eu hangen ar y Cynulliad, y system etholiadol a'r oedran pleidleisio isaf a byddai'n cyflwyno'i adroddiad maes o law.

Hefyd, byddai Adrian yn rhoi cyflwyniad i'r Comisiynwyr yn ddiweddarach yn yr wythnos, cyn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd pan fyddent yn trafod ac yn rhoi arweiniad ar sut i fwrw ymlaen â'r gwaith. Roedd y Comisiwn yn arwain rhaglen ddiwygio'r Cynulliad i archwilio sut y gellid defnyddio'r pwerau hyn.

 

 

11.

Unrhyw fater arall

Cofnodion:

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 13 Tachwedd.