Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) a Siân Wilkins (Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau)

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu i staff - Matthew Richards

Cofnodion:

Byddai Matthew Richards yn drafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.

 

 

3.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 4 Mai yn gywir.

 

 

4.

Strategaeth Cyllideb 2018-19

Cofnodion:

Crynhodd Manon Antoniazzi bwyntiau allweddol y strategaeth i roi cyd-destun ac i lywio trafodaethau'r Bwrdd ar gynllunio a risg.

Roedd y sefyllfa ariannol bresennol yn arbennig o heriol heb fawr o hyblygrwydd, a oedd yn golygu bod angen i gyllideb 2018-19 fod yn ddigonol i gynnal cyflymder y newid a dyheadau'r Pumed Cynulliad, llwyth gwaith cynyddol i Aelodau a chynnydd o ran sicrhau mwy o bwerau i Gymru, tra'n bod yn ddarbodus ac yn ystyriol o gyd-destun y sector cyhoeddus ehangach.

Roedd gwaith yn mynd rhagddo i edrych ar feysydd hyblygrwydd a allai gyflwyno arbedion yn y gyllideb, ond roedd angen bod yn realistig o ran digonolrwydd ac roedd meysydd o hyd lle nad oedd costau wedi'u diffinio, neu y gellir eu dwyn ymlaen i'r flwyddyn ariannol ganlynol.

Gofynnwyd i'r Bwrdd drafod a oedd y gyllideb arfaethedig yn ddigonol i gyflawni'r blaenoriaethau, a thrafodwyd y tybiaethau yr oedd y gyllideb yn seiliedig arnynt, p'un a oes effeithlonrwydd pellach y gellir eu nodi o fewn gwasanaethau neu o waith prosiect i ryddhau cyllid neu adnoddu staff ychwanegol.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Nia Morgan a Lowri Williams i ystyried y costau sy'n ymwneud â staffio.

·                Penaethiaid Gwasanaethau i edrych i weld p'un a ellir ailystyried gwariant dewisol.

·                Egluro'r geiriad strategaeth ar gostau ar gyfer y Senedd Ieuenctid; cryfhau'r naratif ar FySenedd; cynnwys enghreifftiau o arbedion o ddydd i ddydd sy'n cael eu gwneud e.e. Cofnod y Trafodion/y Swyddfa Gyflwyno.

Byddai Strategaeth y Gyllideb yn cael ei chyflwyno i gyfarfod y Comisiwn ar 12 Mehefin.

 

 

5.

Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

Trafododd y Bwrdd Rheoli y risgiau presennol a newydd ar lefel gorfforaethol, eu statws, a natur ryng-gysyllitedig y risgiau i gyflawni'r blaenoriaethau strategol, newid cyfansoddiadol a diwygio.

Nododd y Bwrdd nifer o risgiau newydd, gan gynnwys yr ymgynghoriad cyfredol ar ailenwi'r Cynulliad; datblygu Senedd Ieuenctid; prosiectau o ran adeiladau sydd wedi'u cynllunio ar gyfer y dyfodol; a'r pwysau ariannol ar gyllidebau wrth gyflwyno prosiectau a strategaethau mewn modd amserol.

Cytunodd y Bwrdd i'r canlynol:

·              bod y risg capasiti corfforaethol yn cael ei newid yn ôl i fod yn risg weithredol; a bod sgôr gweddilliol y risg yn ymwneud â'r broses o adael yr UE yn cael ei newid i ganolig i adlewyrchu lle yr oedd yn amhosibl rhoi cynlluniau lliniaru ar waith;

·              diweddaru'r risg yn ymwneud â phwysau ariannol ac adolygu opsiynau yn ddiweddarach;

·              dylai'r risgiau sy'n ymwneud â diogelwch gael eu hadolygu'n agos gyda nodyn i staff yn eu sicrhau o hynny. Dylai staff â phryderon penodol siarad â'r Pennaeth Diogelwch;

·              byddai nodyn yn cael ei baratoi i staff fel canllaw ar y ffordd i gyfeirio at y Cynulliad tan i unrhyw newid yn dilyn yr ymgynghoriad gael ei weithredu'n ffurfiol.

 

 

6.

Cyfathrebu Corfforaethol

Eitem lafar

 

Cofnodion:

Cyflwynodd Anna Daniel a Non Gwilym amlinelliad i'r Bwrdd o'r opsiynau ar gyfer cynllun cyfathrebu corfforaethol ar gyfer gweddill y Cynulliad a fyddai'n cefnogi strategaeth uchelgeisiol y Comisiwn i gyflawni maint y newid sydd ar y gweill.

Trafododd y Bwrdd amserlen o'r prif ffrydiau gwaith, gan gynnwys yr holl waith yn ymwneud â diwygio etholiadol, Brexit, materion capasiti, ymgysylltu cyhoeddus fel gyda'r senedd ieuenctid a gweithgareddau gwella eraill, ac wedi ychwanegu pethau eraill i'w hystyried, fel absenoldeb staff. Byddai'r gwaith hwn yn helpu i hwyluso blaenoriaethu effeithiol, cyfathrebu, cynllunio cyllideb a chapasiti ar gyfer digwyddiadau mawr, tra'n parhau i ddarparu busnes o ddydd i ddydd i safon uchel.

Er mwyn cyflawni'r cynlluniau, byddai angen eu cyfleu yn effeithiol ac yn amserol a chafodd y Bwrdd gyflwyniad i'r cyflawniadau terfynol er mwyn rhoi cyd-destun i'r heriau ychwanegol a gweledigaeth i weithio gyda hi.

Cytunodd y Bwrdd y byddai Non ac Anna yn arwain trafodaeth ddyfnach a nodi'r risgiau cydberthynol yng nghyfarfod estynedig y Bwrdd Rheoli ar 6 Gorffennaf.

 

 

7.

Gweithdy Cynllunio Capasiti

Trafodaeth

 

Cofnodion:

Gwahoddodd Lowri Williams y Bwrdd i gyfrannu at ddadansoddiad SWOT o anghenion gallu ar gyfer y dyfodol, a fyddai'n helpu i roi ffocws ar gyfer y misoedd i ddod.

 

 

8.

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon

Cofnodion:

Derbyniodd y Bwrdd yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft ar gyfer 2016-17 a diolchwyd am eu cyfraniadau.

Roedd Adroddiad drafft yn cael ei anfon i Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, gyda drafft terfynol yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 17 Gorffennaf ac yn cael ei gyhoeddi ar ôl hynny.

CAM I'W GYMRYD: Y Bwrdd Rheoli i roi gwybod am unrhyw newidiadau pellach erbyn 26 Mai.

 

 

10.

Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol: Ebrill 2017 - Mawrth 2017

Cofnodion:

Byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 12 Mehefin. Fel rhan o'r gwaith cynllunio tymor hwy, byddai adolygiad o'r dangosyddion perfformiad allweddol er mwyn sicrhau eu bod yn adlewyrchu'r nodau cywir.

 

 

11.

Adroddiad Rheolaeth Ariannol: Mawrth/Ebrill 2017

Cofnodion:

Amlinellodd Nia Morgan y sefyllfa diwedd blwyddyn ac amlygodd yr angen i reolwyr ariannol mewn meysydd gwasanaeth fod yn ymwybodol o'r tueddiadau flwyddyn ar ôl blwyddyn wrth ragfynegi.  Byddai'n gweithio gyda Gareth Watts i adolygu sut mae meysydd gwasanaeth yn rhagfynegi a sicrhau'r Bwrdd y byddai'r tîm Cyllid yn rhoi'r holl gymorth sydd ei angen i helpu meysydd gwasanaeth i wneud y penderfyniadau hynny.

 

 

9.

Unrhyw fater arall

Cofnodion:

Mae fersiwn arall o'r adroddiad Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd yn cael ei pharatoi a gofynnwyd i Benaethiaid Gwasanaeth ystyried a allent ychwanegu unrhyw naratif pellach mewn perthynas â gwelliannau.

Cyfarfu'r Bwrdd a swyddogion eraill ar 16 Mai i drafod trefniadau parhad busnes i staff yn ystod Cynghrair y Pencampwyr UEFA a'r Ŵyl ym Mae Caerdydd.

Byddai nodyn yn cael ei roi i staff i roi gwybod iddynt am y trefniadau angladd i Rhodri Morgan ar 31 Mai.