Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriadau gan Kathryn Potter (Pennaeth Ymchwil). Ni chafwyd datganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff – Mike Snook Cofnodion: Byddai Mike Snook yn drafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer
y dudalen newyddion. |
|
Nodyn o'r cyfarfodydd adolygu a chynllunio a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd a 7 Rhagfyr 2015 Cofnodion: Cytunwyd fod y nodyn ynglŷn â’r cyfarfodydd
Cynllunio a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd a 7 Rhagfyr yn gofnod cywir. |
|
Adroddiad Etifeddiaeth y Comisiwn: Cofnodion: Cyflwynodd Craig Stephenson yr adroddiad, gan amlinellu mai ei nod oedd
tynnu sylw at gyflawniadau’r Comisiwn presennol, a sicrhau, ar yr un pryd, ei
fod yn gadael etifeddiaeth. Trafododd y Bwrdd Rheoli yr argymhellion ac a oedd materion, a roddwyd ar
waith gan y Comisiwn presennol, y dylid gofyn i Gomisiwn y Pumed Cynulliad eu
cymeradwyo. Nodwyd, fodd bynnag, y byddai'r Comisiwn newydd hefyd yn cael
argymhellion trwy adroddiad etifeddiaeth y Pwyllgor Busnes. Camau i’w cymryd: Penaethiaid gwasanaeth i adolygu eu
cyfraniadau eu hunain i’r adroddiad er mwyn sicrhau ei fod yn bodloni ei nodau,
yn gytbwys o ran ei gynnwys a lefel y manylder, bod enghreifftiau o ddyblygu yn
cael eu dileu, a bod meysydd argymhelliad eraill, fel targedau cynaliadwyedd,
yn cael eu hystyried. Cynnwys diffiniad clir o bwrpas yn y cyflwyniad.
Penaethiaid i roi gwybod i Craig Stephenson am unrhyw newidiadau erbyn dydd
Gwener 30 Ionawr. |
|
Dangosfwrdd pontio i'r Pumed Cynulliad - Ionawr 2016 Cofnodion: Cafodd y Bwrdd yr dangosfwrdd diweddaraf - yn dangos
gwaith sydd ar y gweill, materion a risgiau allweddol - a chafodd ei galonogi
gan y cynnydd sy’n cael ei wneud. Pwysleisiwyd yr angen am gyfathrebu
effeithiol parhaus rhwng y rhai sydd ynghlwm â'r paratoadau pontio yn ystod yr
ychydig fisoedd nesaf. Camau i’w cymryd: ·
Penaethiaid gwasanaeth i wneud yn
siŵr bod mewnrwyd yr Aelodau yn gyfoes; tynnu sylw at unrhyw ganllawiau /
rheolau y mae angen eu hystyried mewn perthynas â chod ymddygiad yr Aelodau a'u
cynnwys yn y crynodeb o wybodaeth sy'n cael ei gasglu gan yr haen Croeso /
Sefydlu. ·
Lowri Williams a Dave Tosh i drafod
yr awgrymiadau mewn perthynas â diwrnod braint mis Mai gyda'r Undebau Llafur. |
|
Recriwtio Prif Weithredwr newydd Cofnodion: Trafododd y Bwrdd Rheoli bapur drafft y Comisiwn yn cynnwys dewisiadau ar
gyfer recriwtio'r Prif Weithredwr nesaf. Fe’i paratowyd gan y Comisiwn
presennol i gynorthwyo Comisiwn newydd y Pumed Cynulliad, a fyddai'n gyfrifol
am wneud y penodiad. Gwnaeth y
Bwrdd awgrymiadau ar gyfer egluro pwyntiau yn y cynnig, ac argymhellodd bod y
broses dendro ar gyfer yr asiantaeth recriwtio yn dechrau, fel y gallai’r
canlyniadau fod yn barod i’r Comisiwn newydd hysbysebu'r swydd ar unwaith, er
mwyn gallu cynnal cyfweliadau yn yr hydref. Byddai’r papur yn cael ei gyflwyno i’r Comisiwn yn eu cyfarfod ar 11
Chwefror. |
|
Adroddiad Etifeddiaeth y Pwyllgor Busnes Cofnodion: Cyflwynodd Siân Wilkins fersiwn ddrafft o'r adroddiad Etifeddiaeth er mwyn
i’r Bwrdd ystyried goblygiadau’r trafodaethau a oedd yn digwydd yn y Pwyllgor
Busnes. Roedd y rhain yn debygol o effeithio ar fusnes ffurfiol y Cynulliad yn
y Pumed Cynulliad. Roedd unrhyw newidiadau a awgrymwyd i'r wythnos fusnes, y
gallai'r Pwyllgor Busnes newydd eu mabwysiadu, yn debygol o ddod i rym o fis
Medi 2016 a byddent yn effeithio ar staff, adnoddau a'r defnydd o'r ystâd. Byddai llawer yn dibynnu ar faint o arweiniad
yr oedd y Llywydd newydd yn dewis ei roi a chyfansoddiad y Pwyllgor Busnes newydd. Cytunodd y
Bwrdd y byddai angen rhoi ystyriaeth i adnoddau staff ac yn gysylltiedig â'r
gwaith presennol o gynllunio capasiti, er enghraifft, yn ymwneud ag wythnosau
gwaith hwy, neu doriadau byrrach. Roedd angen cyfathrebu cyson hefyd mewn
perthynas â'r cyfyngiadau presennol a'r angen am nifer fwy o Aelodau. Cam i’w gymryd: Penaethiaid gwasanaeth i sicrhau bod eu staff yn
ymwybodol o oblygiadau’r awgrymiadau yn yr adroddiad Etifeddiaeth. |
|
Gwerthusiad o gynllun prentisiaeth y Cynulliad ac argymhellion ar gyfer y dyfodol Cofnodion: Croesawyd Rebecca Hardwicke, Rhodri Wyn Jones a Carolyn
Owen i'r cyfarfod i drafod adolygiad o effeithiolrwydd y cynllun Prentisiaeth
ac i roi argymhellion ar gyfer y dyfodol. Gofynnwyd i'r Bwrdd ystyried rhedeg
trydydd cynllun ac a oedd cefnogaeth i gynllun ar gyfer Aelodau'r Cynulliad a
sut y gellid rhedeg hwn. Cytunodd y Bwrdd i lansio cynllun y Comisiwn i bedwar o
brentisiaid newydd ddechrau ym mis Medi, wedi’i anelu at bobl ifanc 16-24 oed
heb radd. Cytunwyd hefyd y dylid cael dull cylchdroi hyblyg ar gyfer
lleoliadau, er mwyn rhoi amrywiaeth o brofiadau i brentisiaid yng ngwahanol
adrannau’r Cynulliad. Byddai’r gronfa cymorth tîm yn cael ei defnyddio i
alluogi prentisiaid i wneud cais am swyddi parhaol ar ddiwedd eu cyfnod ac i
gynorthwyo gyda’r gwaith o gynllunio capasiti. Roedd cefnogaeth amlwg gan yr
Aelodau i gynllun prentisiaeth a thrafododd y Bwrdd y materion cyflogaeth a’r
goblygiadau o ran adnoddau o wneud hynny. Cytunodd y Bwrdd Rheoli bod angen
gwneud rhagor o waith i ymchwilio i'r posibilrwydd o ddatblygu cynllun lle
byddai prentisiaid yn gweithio gydag Aelodau. Byddai’r Adran Adnoddau Dynol yn
paratoi achos busnes ar gyfer cynllun y Comisiwn i’r Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau ei ystyried. |
|
Risgiau corfforaethol Cofnodion: Trafododd
y Bwrdd Rheoli'r risgiau cyfredol a’r risgiau sy’n dod i’r amlwg ar lefel
gorfforaethol a nododd diweddariadau allweddol. Dywedwyd wrth y Bwrdd y
byddai'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn adolygu sut mae'r risg yn ymwneud
â chapasiti corfforaethol yn cael ei reoli yn ei gyfarfod nesaf ym mis
Chwefror. Cyflwynodd Dave Tosh adroddiad digwyddiad risg
ynglŷn â threfniadau newydd ar gyfer fetio diogelwch a dywedodd fod
trafodaethau ar y gweill gyda Heddlu De Cymru ynghylch darpariaeth yn y
dyfodol. Cytunwyd y dylid ychwanegu risgiau tymor byr o ran y
cynllun ymadael at y gofrestr. Camau i’w
cymryd: Dave Tosh
a Sulafa Thomas i nodi a oes risgiau'n ymwneud â throsglwyddo i'r Pumed
Cynulliad y dylid eu hychwanegu at y gofrestr gorfforaethol. Penaethiaid
gwasanaeth i sicrhau bod prosesau rheoli risg yn cael eu dilyn yn briodol yn eu
meysydd hwy |
|
Dangosfwrdd yr Adran Adnoddau Dynol Cofnodion: 1.1 Cyflwynodd Lowri Williams gynnig bod dangosfwrdd
Adnoddau Dynol yn cael ei ddarparu fel mater o drefn. Roedd y Bwrdd yn hoffi’r
fformat a chytunodd i’w dderbyn yn chwarterol drwy e-bost. Roedd mwy o ddata
ynghylch tueddiadau dros gyfnod hwy yn well, a gofynnwyd am ddata ar recriwtio
a lwfansau, ynghyd â data fesul gradd. |
|
Prosiect gwella'r wefan Cofnodion: Rhoddodd
Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y prosiect ac roedd dyluniad
amlinellol ar gyfer tudalen flaen a thudalennau glanio. Y nod oedd cael lansiad
cyfyngedig ychydig cyn, neu mewn pryd ar gyfer dechrau'r Pumed Cynulliad. |
|
Yr adroddiad Rheoli Ariannol ar gyfer y flwyddyn hyd at fis Rhagfyr 2015 Cofnodion: Gofynnodd
Nicola Callow i benaethiaid gwasanaeth roi gwybod am unrhyw newidiadau i'r
rhagolygon maes gwasanaeth er mwyn gallu cyflwyno diweddariadau wythnosol i'r
Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau cyn diwedd y flwyddyn ariannol ac i baratoi ar
gyfer hynny. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Byddai cyfarfod nesaf y
Bwrdd Rheoli ar 22 Chwefror yn cael ei neilltuo i ystyried datganiadau sicrwydd
cyfarwyddiaethau i baratoi ar gyfer y Datganiad
Llywodraethu blynyddol. |