Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Estynnwyd croeso i Sulafa Thomas, a oedd yn mynychu'r cyfarfod i gyflwyno papur drafft i'r Comisiwn ar bontio i'r Pumed Cynulliad.

Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid).

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

 

2.

Cyfathrebu â staff- Anna Daniel

Cofnodion:

Cytunodd Anna Daniel i ddraftio nodyn cyfathrebu ar gyfer staff.

 

3.

Cofnodion cyfarfod 23 Mawrth 2015

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mawrth yn gofnod cywir.

 

4.

Papurau Drafft i'r Comisiwn - pontio i'r Pumed Cynulliad

Cofnodion:

Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli roi sylwadau ar y papur drafft a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 25 Mehefin. Y pwrpas oedd gwneud penderfyniadau ar faterion yn ymwneud â'r diddymiad, gan gynnwys y defnydd o adnoddau'r Comisiwn ac all-leoli gwasanaethau i Aelodau a'u staff.  Roedd y papur hefyd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd, a gytunwyd mewn egwyddor yn eu cyfarfod ym mis Ionawr.

Gwnaeth y Bwrdd argymhellion ar y drafft, gan gynnwys y canlynol:

·                dylai'r papur nodi'n fwy eglur y swyddogaethau statudol a'r amserlen;

·                Atodiad 1 - dylai gynnwys amlinelliad o'r hyn a ddigwyddodd yn y diddymiad diwethaf o ran adnoddau, ond nid oedd yr atodiad ar y sefyllfa gyfreithiol lawn yn angenrheidiol;

·                Atodiad 2 - gellir diwygio Pleidleisio 16 fel papur ar wahân gan fod penderfyniadau wedi'u gwneud mewn egwyddor yn barod; ac

·                Atodiad 3 - gellir cryfhau'r risgiau a dylid gwahanu'r ystod o opsiynau priodol ar gyfer Aelodau oddi wrth y rhai ar gyfer eu staff.

Bydd trafodaeth ar y gwaith prosiect pontio hefyd yn cymryd lle yn y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar 8 Mehefin. Nodwyd y byddai dangosfwrdd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar y cynnydd, y risgiau allweddol a'r materion sy'n ymwneud â phob agwedd o'r prosiect.

Cam i’w gymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i ystyried cynllunio senario ar gyfer cyfnod y diddymiad rhwng Ebrill a Medi, i wneud y defnydd gorau o adnoddau staff, gan gynnwys lle mae rhyng-ddibyniaethau.

 

5.

Adroddiad Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig

Cofnodion:

Adroddiad Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig

Estynnwyd croeso i Selina Moyo (Cydlynydd Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig, Adnoddau Dynol) a Razaque Roap (Cadeirydd y Rhwydwaith Staff BME) i'r cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar weithgareddau a chynnydd ar y Cynllun Gweithredu BME ac argymhellion pellach o ganlyniad i'w profiadau.

Cyflwynwyd adroddiad i'r Bwrdd a darparodd Selina drosolwg gan amlygu'r rhwystrau o ran cynyddu amrywiaeth o fewn y gweithlu. Roedd y rheiny'n cynnwys angen am fwy o ymwybyddiaeth, hysbysebu swyddi mewnol yn rheolaidd a hysbysebu swyddi allanol ar lefel cymorth tîm.

Mae'r prosiect yn fan cychwyn ar gyfer gwaith parhaus. Cafwyd rhywfaint o lwyddiant yn ymgysylltu â chymunedau BME a oedd am wybod mwy. Yn fewnol, nid oedd staff BME yn teimlo fod y Cynulliad yn awyddus i ymgysylltu â hwy, nac yn annog eu cynnydd. Fodd bynnag, ers rhoi'r cynllun gweithredu ar waith, mae newid wedi dechrau digwydd.

Gwnaed yr argymhellion a ganlyn:

·                Adnoddau Dynol i barhau i weithio ar bolisïau recriwtio i gysylltu'r rhain â'r dyletswyddau cydraddoldeb;

·                parhau gydag ymgysylltu allanol; ac

·                angen i reolwyr llinell gael mwy o ddealltwriaeth am faterion yn ymwneud ag amrywiaeth.

Roddodd Razaque ddiweddariad i'r Bwrdd ar waith y Rhwydwaith Staff BME, a sefydlwyd dwy flynedd yn ôl. Cafodd Dave Tosh ei benodi yn hyrwyddwr gweithgareddau a chynnydd y Cynllun Gweithredu BME. Maent wedi rhwydweithio â sefydliadau eraill i drafod materion cyffredin ac wedi trefnu diwrnod rhwydweithio BME ar 24 Mehefin, a gafodd ei gynnal gan y Cynulliad a'i noddi gan y Llywydd. Y weledigaeth oedd sefydlu Fforwm BME Cymru Gyfan o dan arweiniad y Cynulliad.

1.1     Daeth i'r amlwg fod staff BME yn teimlo diffyg cymhelliant a hyder o ran gofyn am gyfleoedd datblygu, a bod rhwystrau cymdeithasol yn eu hynysu. Roedd yr argymhellion i helpu i oresgyn y materion hynny'n cynnwys:

·                dangosyddion perfformiad allweddol sefydliadol a chardiau sgorio i fonitro recriwtio;

·                ystyried dyfarniadau cydnabyddiaeth i staff BME er mwyn rhoi hwb i forâl;

·                mwy o dryloywder wrth ddethol a recriwtio;

·                hyfforddiant amrywiaeth ar gyfer rheolwyr llinell; a

·                rhaglenni talent a chofrestrau sgiliau i gydnabod a datblygu sgiliau megis ieithoedd.

Y nod oedd sicrhau bod y Cynulliad yn gyflogwr o ddewis ar gyfer staff BME ac yn esiampl i gyrff eraill yn y sector cyhoeddus. Cytunodd y Bwrdd Rheoli ar y camau canlynol, er mwyn bwrw ymlaen â'r cynllun a gwreiddio arferion yn niwylliant y sefydliad:

·                y tîm Cydraddoldeb i weithio gydag Adnoddau Dynol i benderfynu ar rolau;

·                opsiynau ar gyfer dyfarniadau a meincnodi i gael eu hystyried; a'r

·                tîm Cyfathrebu i weithio gydag Adnoddau Dynol a'r Rhwydwaith i gynnal y ddeialog gyda sefydliadau allanol.

Diolchodd y Bwrdd Rheoli i Selina a Razaque am rannu eu profiadau a'u hargymhellion a'u canmol ar yr adroddiad a gyflwynwyd.

 

6.

Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

Gwnaeth y Bwrdd ei adolygiad cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan nodi a oedd unrhyw risgiau wedi dod i'r amlwg ag arwyddocâd corfforaethol.

Cytunodd y Bwrdd i gael gwared ar y risg Parhad Busnes, yn dilyn cynnydd pellach a'r ymarfer parhad llwyddiannus a wnaed ym mis Ebrill. Bydd y risgiau'n parhau i gael eu rheoli drwy'r System Rheoli Parhad Busnes.

Cytunwyd hefyd i gael gwared ar y risg ynghylch defnyddio cyfryngau cymdeithasol oherwydd y rheolaethau a roddwyd ar waith. Bydd y risg yn cael ei reoli ar lefel gwasanaeth.

Hefyd, ystyriodd y Bwrdd y risgiau 'statig' (y rhai a oedd yn wynebu'r Cynulliad bob amser ond sydd angen ffocws tymor hwy). Nodwyd bod angen i'r Bwrdd sicrhau bod gan y risgiau a'r materion statig ddigon o amlygrwydd.

Camau i’w cymryd: Cytunwyd, pan gaiff risgiau corfforaethol eu trafod nesaf, y byddai'n cael ei roi gyntaf ar yr agenda er mwyn caniatáu am adolygiad llawn, gyda ffocws ar lle dylai risgiau gael eu rheoli a beth sy'n cyfrif fel materion.

 

6.

Unrhyw Fusnes Arall

Cofnodion:

Cynlluniau gwasanaeth - bydd y cynlluniau'n cael eu hadolygu yn y cyfarfod ar 15 Mehefin a dywedodd Dave Tosh wrth y Penaethiaid bod angen mwy o waith ar adnabod dibyniaethau a disgrifiadau risgiau dros gyfnod y cynlluniau.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 15 Mehefin