Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Estynnwyd croeso i Sulafa Thomas, a oedd yn mynychu'r cyfarfod i gyflwyno
papur drafft i'r Comisiwn ar bontio i'r Pumed Cynulliad. Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid). Nid oedd buddiannau i’w datgan. |
|
Cyfathrebu â staff- Anna Daniel Cofnodion: Cytunodd Anna Daniel i ddraftio nodyn cyfathrebu ar gyfer staff. |
|
Cofnodion cyfarfod 23 Mawrth 2015 Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mawrth yn gofnod
cywir. |
|
Papurau Drafft i'r Comisiwn - pontio i'r Pumed Cynulliad Cofnodion: Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli roi
sylwadau ar y papur drafft a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu
cyfarfod ar 25 Mehefin. Y pwrpas oedd gwneud penderfyniadau ar faterion yn
ymwneud â'r diddymiad, gan gynnwys y defnydd o adnoddau'r Comisiwn ac all-leoli
gwasanaethau i Aelodau a'u staff. Roedd
y papur hefyd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgyrch ymwybyddiaeth y
cyhoedd, a gytunwyd mewn egwyddor yn eu cyfarfod ym mis Ionawr. Gwnaeth y Bwrdd
argymhellion ar y drafft, gan gynnwys y canlynol: ·
dylai'r papur
nodi'n fwy eglur y swyddogaethau statudol a'r amserlen; ·
Atodiad 1 -
dylai gynnwys amlinelliad o'r hyn a ddigwyddodd yn y diddymiad diwethaf o ran
adnoddau, ond nid oedd yr atodiad ar y sefyllfa gyfreithiol lawn yn
angenrheidiol; ·
Atodiad 2 -
gellir diwygio Pleidleisio 16 fel papur ar wahân gan fod penderfyniadau wedi'u
gwneud mewn egwyddor yn barod; ac ·
Atodiad 3 -
gellir cryfhau'r risgiau a dylid gwahanu'r ystod o opsiynau priodol ar gyfer
Aelodau oddi wrth y rhai ar gyfer eu staff. Bydd trafodaeth
ar y gwaith prosiect pontio hefyd yn cymryd lle yn y Pwyllgor Archwilio a
Sicrwydd Risg ar 8 Mehefin. Nodwyd y byddai dangosfwrdd yn cael ei ddarparu yng
nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar y
cynnydd, y risgiau allweddol a'r materion sy'n ymwneud â phob agwedd o'r
prosiect. Cam i’w gymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i ystyried cynllunio senario ar gyfer cyfnod y
diddymiad rhwng Ebrill a Medi, i wneud y defnydd gorau o adnoddau staff, gan
gynnwys lle mae rhyng-ddibyniaethau. |
|
Adroddiad Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig Cofnodion: Adroddiad Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig Estynnwyd croeso i Selina Moyo (Cydlynydd Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a
Lleiafrifoedd Ethnig, Adnoddau Dynol) a Razaque Roap (Cadeirydd y Rhwydwaith
Staff BME) i'r cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar
weithgareddau a chynnydd ar y Cynllun Gweithredu BME ac argymhellion pellach o
ganlyniad i'w profiadau. Cyflwynwyd
adroddiad i'r Bwrdd a darparodd Selina drosolwg gan amlygu'r rhwystrau o ran
cynyddu amrywiaeth o fewn y gweithlu. Roedd y rheiny'n cynnwys angen am fwy o
ymwybyddiaeth, hysbysebu swyddi mewnol yn rheolaidd a hysbysebu swyddi allanol
ar lefel cymorth tîm. Mae'r prosiect yn
fan cychwyn ar gyfer gwaith parhaus. Cafwyd rhywfaint o lwyddiant yn ymgysylltu
â chymunedau BME a oedd am wybod mwy. Yn fewnol, nid oedd staff BME yn teimlo
fod y Cynulliad yn awyddus i ymgysylltu â hwy, nac yn annog eu cynnydd. Fodd
bynnag, ers rhoi'r cynllun gweithredu ar waith, mae newid wedi dechrau digwydd. Gwnaed yr argymhellion a ganlyn: ·
Adnoddau Dynol i barhau i weithio ar bolisïau recriwtio i gysylltu'r rhain
â'r dyletswyddau cydraddoldeb; ·
parhau gydag ymgysylltu allanol; ac ·
angen i reolwyr llinell gael mwy o ddealltwriaeth am faterion yn ymwneud ag
amrywiaeth. Roddodd Razaque ddiweddariad i'r Bwrdd ar waith y Rhwydwaith Staff BME, a
sefydlwyd dwy flynedd yn ôl. Cafodd Dave Tosh ei benodi yn hyrwyddwr
gweithgareddau a chynnydd y Cynllun Gweithredu BME. Maent wedi rhwydweithio â
sefydliadau eraill i drafod materion cyffredin ac wedi trefnu diwrnod
rhwydweithio BME ar 24 Mehefin, a gafodd ei gynnal gan y Cynulliad a'i noddi
gan y Llywydd. Y weledigaeth oedd sefydlu Fforwm BME Cymru Gyfan o dan
arweiniad y Cynulliad. 1.1
Daeth i'r amlwg fod staff BME yn teimlo diffyg cymhelliant a hyder o ran
gofyn am gyfleoedd datblygu, a bod rhwystrau cymdeithasol yn eu hynysu. Roedd
yr argymhellion i helpu i oresgyn y materion hynny'n cynnwys: ·
dangosyddion perfformiad allweddol sefydliadol a chardiau sgorio i fonitro
recriwtio; ·
ystyried dyfarniadau cydnabyddiaeth i staff BME er mwyn rhoi hwb i forâl; ·
mwy o dryloywder wrth ddethol a recriwtio; ·
hyfforddiant amrywiaeth ar gyfer rheolwyr llinell; a ·
rhaglenni talent a chofrestrau sgiliau i gydnabod a datblygu sgiliau megis
ieithoedd. Y nod oedd sicrhau bod y Cynulliad yn gyflogwr o ddewis ar gyfer staff BME
ac yn esiampl i gyrff eraill yn y sector cyhoeddus. Cytunodd y Bwrdd Rheoli ar
y camau canlynol, er mwyn bwrw ymlaen â'r cynllun a gwreiddio arferion yn
niwylliant y sefydliad: ·
y tîm Cydraddoldeb i weithio gydag Adnoddau Dynol i benderfynu ar rolau; ·
opsiynau ar gyfer dyfarniadau a meincnodi i gael eu hystyried; a'r ·
tîm Cyfathrebu i weithio gydag Adnoddau Dynol a'r Rhwydwaith i gynnal y
ddeialog gyda sefydliadau allanol. Diolchodd
y Bwrdd Rheoli i Selina a Razaque am rannu eu profiadau a'u hargymhellion a'u
canmol ar yr adroddiad a gyflwynwyd. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: Gwnaeth y
Bwrdd ei adolygiad cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan nodi a
oedd unrhyw risgiau wedi dod i'r amlwg ag arwyddocâd corfforaethol. Cytunodd
y Bwrdd i gael gwared ar y risg Parhad Busnes, yn dilyn cynnydd pellach a'r
ymarfer parhad llwyddiannus a wnaed ym mis Ebrill. Bydd y risgiau'n parhau i
gael eu rheoli drwy'r System Rheoli Parhad Busnes. Cytunwyd
hefyd i gael gwared ar y risg ynghylch defnyddio cyfryngau cymdeithasol
oherwydd y rheolaethau a roddwyd ar waith. Bydd y risg yn cael ei reoli ar
lefel gwasanaeth. Hefyd,
ystyriodd y Bwrdd y risgiau 'statig' (y rhai a oedd yn wynebu'r Cynulliad bob
amser ond sydd angen ffocws tymor hwy). Nodwyd bod angen i'r Bwrdd sicrhau bod
gan y risgiau a'r materion statig ddigon o amlygrwydd. Camau i’w
cymryd: Cytunwyd,
pan gaiff risgiau corfforaethol eu trafod nesaf, y byddai'n cael ei roi gyntaf
ar yr agenda er mwyn caniatáu am adolygiad llawn, gyda ffocws ar lle dylai
risgiau gael eu rheoli a beth sy'n cyfrif fel materion. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Cynlluniau gwasanaeth - bydd y cynlluniau'n cael
eu hadolygu yn y cyfarfod ar 15 Mehefin a dywedodd Dave Tosh wrth y Penaethiaid
bod angen mwy o waith ar adnabod dibyniaethau a disgrifiadau risgiau dros
gyfnod y cynlluniau. Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 15 Mehefin |