Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau Cofnodion: Estynnwyd croeso i Gareth Watts, a fyddai'n mynychu'r cyfarfodydd yn
rhinwedd ei swydd fel Pennaeth y Tîm Llywodraethu, ac Abi Philips, a oedd yn
arsylwi yn y cyfarfod. Roedd Sulafa Thomas yn bresennol ar gyfer eitemau'r
Comisiwn. Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid), Elisabeth Jones
(Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol) a Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth y
Pwyllgor Polisi a Deddfwriaeth) Ni chafwyd datganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i’r staff - Adrian Crompton Cofnodion: Byddai Adrian Crompton yn drafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar
gyfer y dudalen newyddion. |
|
Cofnodion cyfarfodydd (8 a 17 Rhagfyr 2014) Cofnodion: Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 17 Rhagfyr.
Byddai cofnodion cyfarfod 8 Rhagfyr yn cael eu hadolygu a'u cytuno y tu allan
i'r cyfarfod, ar y cyd â chofnodion cyfarfod y Bwrdd Adolygu a Chynllunio a
gynhaliwyd ar 24 Tachwedd. |
|
Crynhoi canlyniadau diwrnod cwrdd i fwrdd 8 Ionawr Cofnodion: Tynnodd Claire Clancy sylw at y newidiadau a wnaed i agenda'r cyfarfod yn
wyneb canlyniadau'r diwrnod cwrdd i ffwrdd, er mwyn hwyluso trafodaethau gyda
mwy o ffocws. Roedd pawb wedi cyfrannu pwyntiau clir a syml ar yr hyn yr
oeddent am ei weld yn digwydd trwy'r Bwrdd Rheoli a byddai Claire yn monitro'r
cynnydd gyda'r rhain. Byddai aelodau'r bwrdd yn gweithredu ar y camau yr
oeddent wedi dweud y byddent yn eu gwneud. |
|
Ymgysylltu â’r cyhoedd (trafodaeth y Comisiwn 12 Chwefror) Cofnodion: Cyflwynodd Non Gwilym bapur
drafft, a oedd i'w gyflwyno yng nghyfarfod y Comisiwn ar 9 Chwefror, ar y
gweithgareddau ymgysylltu â'r cyhoedd a gyflwynwyd ers 2011. Roedd hwn yn tynnu
sylw at y prif gyflawniadau a'r blaenoriaethau ar gyfer gweddill y Cynulliad.
Mae'r rhain yn mynd i'r afael â meysydd penodol yr hoffai Comisiynwyr adeiladu
arnynt, fel adnewyddu brand y Cynulliad a nodi'r 10fed pen-blwydd ac etholiad 2016. Rhoddodd y Bwrdd Rheoli
fewnbwn i wella'r cynnig ymhellach ac i gysylltu themâu'r Comisiynwyr, yn arbennig,
rhoi Aelodau wrth wraidd y gwaith, er enghraifft, ehangu ar rôl y Cadeirydd
mewn pwyllgorau. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn
bwysig tawelu meddwl Comisiynwyr bod gweithgareddau ymgysylltu yn canolbwyntio
ar y meysydd cywir. Roedd angen i'r brandio adlewyrchu posibiliadau ar gyfer y
dyfodol yn wyneb newid cyfansoddiadol a rhoi neges gyson am y brand tra bod y
newidiadau hynny'n digwydd. Cynigiodd Non gyfarfod â'r
timau ar ôl cyfarfod y Comisiwn, i drafod blaenoriaethau'r Comisiynwyr a'r hyn
oedd yn cael ei gynnig. Camau i’w cymryd: · Non Gwilym i wella'r papur
ymellach drwy gynnwys blaenoriaethau'r Comisiynwyr fel tair neu bedair thema i
strwythuro'r papur arnynt. Sicrhau bod yr adran ar frandio'n cyfleu ei bod wrth
wraidd agwedd y sefydliad tuag at ymgysylltu â'r cyhoedd. · Rhagor o wybodaeth i'w
chynnwys: tystiolaeth i brofi honiadau; cyfeiriad at gapasiti ac adnoddau;
cydweithrediad â Llywodraeth Cymru; a ffeithluniau lle mae hynny'n briodol. |
|
Pontio i’r Pumed Cynulliad (trafodaeth y Comisiwn 5 Mawrth) Cofnodion: Cyflwynodd Sulafa Thomas
bapur drafft ar y cwmpas a'r cynnydd wrth gynllunio ar gyfer diddymu'r
Pedwerydd Cynulliad a phontio i'r Pumed Cynulliad. Roedd hyder y byddai'r holl
waith angenrheidiol yn cael ei gyflawni, ond roedd cyfle i sicrhau bod y ffordd
y byddai'n cael ei gyflwyno yn llyfn ac nid yn rhy fiwrocrataidd. Roedd rhannau
o'r cyfnod pontio a oedd yn llai sicr oherwydd newidiadau cyfansoddiadol
presennol ac felly roedd cynllunio senarios yn bwysig. Roedd angen gwneud
rhagor o waith hefyd i gadarnhau'r cwmpas a sicrhau bod y cyfrifoldebau a
nodwyd gan y person cywir. Ar ôl cwblhau'r fframwaith gellid dechrau ar y
gwaith o gyflawni. Byddai hyn yn golygu llawer o waith cydlynu a chael
strwythur llywodraethu a chytunwyd y dylai un o'r uwch reolwyr oruchwylio a bod
yn gyfrifol am gydlynu'r gwaith fel Uwch-swyddog Cyfrifol, gan adrodd yn llai manwl ar y cynnydd i'r Bwrdd
Rheoli. Adolygodd y Bwrdd sawl fersiwn o
arddull adrodd a chytunwyd y byddai timau'n defnyddio'r fersiwn fanwl (C),
gydag adroddiadau i'r Bwrdd Rheoli yn seiliedig ar ddangosfwrdd rhaglenni
talfyredig (A) gyda llinell amser ddarluniadol lefel uchel. Byddai'r trefniadau
arfaethedig yn cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr ar 5 Mawrth er mwyn iddynt eu
nodi a sicrhau bod paratoadau yn adlewyrchu eu blaenoriaethau. Camau i’w cymryd: · Adrian Crompton i arwain ar
gynllunio senarios. · Sulafa Thomas i baratoi
papur i gyflwyno egwyddorion i Gomisiynwyr gan sicrhau ei fod yn Aelod-ganolog;
yn darparu eglurder lle y gall fod tensiynau; yn diffinio cyfrifoldeb ar gyfer
arweinwyr ffrydiau gwaith ac yn sicrhau eglurder ynghylch yr hyn y maent yn
atebol amdanynt. · Ar ôl ei benodi, yr
Uwch-swyddog Cyfrifol i weithio gyda Non Gwilym i roi fframwaith cyfathrebu ar
waith. |
|
Adroddiad blynyddol ar y Strategaeth Rheoli Carbon Cofnodion: Derbyniodd y Bwrdd
adroddiad terfynol y cynllun pum mlynedd yn cefnogi'r Strategaeth Rheoli Carbon
a gymeradwywyd yn 2009. Roedd yr adroddiad yn rhoi crynodeb o'r cynnydd a wnaed
yn 2013-14, ynghyd â chyflawniadau cyffredinol mewn perthynas â'r targedau
corfforaethol. Byddai hwn yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Comisiwn ar 29
Ionawr er mwyn iddynt nodi cyflawniadau perfformiad allweddol a'r strategaeth a
gymeradwywyd ar gyfer y pum mlynedd canlynol. Argymhellodd y Bwrdd Rheoli
fân welliannau i'r papur er mwyn helpu i osod y cyd-destun a chydnabod
cyflawniadau heb ganmol gormod. Cam Gweithredu : cynnwys paragraff i ofyn
am fandad gan Gomisiynwyr i'r Cynulliad hyrwyddo ei lwyddiant ar reoli carbon
yn allanol a gwahodd sefydliadau i mewn i weld sut y cafodd ei wneud. |
|
Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol (Ebrill – Rhagfyr) Cofnodion: Gofynnwyd i'r Bwrdd roi
sylwadau ar yr adroddiad perfformiad corfforaethol drafft ar gyfer y cyfnod
rhwng Ebrill a Rhagfyr 2014 a gwirio bod y wybodaeth a ddaparwyd ganddynt wedi
ei dal yn y tablau manwl. Ymhlith yr eitemau penodol o bwys, i'w cynnwys yn y
cyflwyniad, roedd: · gwelliannau i foddhad yr
Aelodau; · cyllideb, rheoli adnoddau
ac arbedion Gwerth am Arian; · cyfryngau cymdeithasol,
Senedd.tv, nifer yr ymwelwyr; · gwobrau a dderbyniwyd yn
ystod y cyfnod; · arbedion costau ar ôl y
cyfnod pontio TGCh; a'r · gwaith pellach sydd angen
ei wneud ar ymgysylltu â'r cyhoedd. Byddai trafodaeth o'r bôn
i'r brig ar fformat yr adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol nesaf yn
ddefnyddiol i achub y blaen ar eitemau y gellid eu cynnwys. Camau i’w cymryd: Y Bwrdd Rheoli i ddarparu
unrhyw sylwadau pellach i Dave Tosh a Gareth Watts. |
|
Adroddiad Rheolaeth Ariannol (Rhagfyr 2014) ac Aroddiad Rheolaeth Ariannol a'r wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau Cofnodion: Amlinellodd Claire Clancy
fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn rheoli buddsoddiadau a phrosiectau sydd ar
y gweill gyda'r bwriad o gyflawni tanwariant rhagamcanol o £50k erbyn diwedd y
flwyddyn. Bu Eric Gregory, un o'r Cynghorwyr Annibynnol a benodwyd, yn
bresennol yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i wneud gwaith craffu,
yn arbennig ar gam nesaf y prosiect Adnoddau Dynol / cyflogres. Yn dilyn trafodaethau'r
Bwrdd Rheoli ar gynllunio capasiti ym mis Tachwedd a mis Rhagfyr, roedd y
ceisiadau awdurdodi recriwtio wedi dechrau cyrraedd y Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau. Roedd effaith y rhain yn cael ei adlewyrchu yn yr adroddiad Rheolaeth
Ariannol. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Roedd y Pwyllgor Archwilio
a Sicrwydd Risg yn cyfarfod ar 9 Chwefror a gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli sicrhau
bod yr holl gamau archwilio wedi'u cwblhau cyn hynny. Ar ôl dosbarthu'r
canllawiau asesu effaith ar gydraddoldeb, cadarnhaodd y Bwrdd eu bod yn hapus
gyda'r dull arfaethedig a gofynnwyd iddynt enwebu aelod o staff yn eu meysydd i
gysylltu â'r tîm cydraddoldeb. Cynhelir cyfarfod nesaf y
Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror. |