Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 4 - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant Cofnodion: Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. Ni chafwyd datganiadau o fuddiant. |
|
Nody cyfathrebu a staff - Non Gwilym Cofnodion: Non Gwilym would draft
a note of the Management Board discussion for the staff news page. |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a
gynhaliwyd ar 5 Mawrth yn gywir. Cytunwyd mai Chris Warner fydd Cadeirydd tymor cyntaf y
Tîm Arwain, gan ddechrau ar 16 Ebrill. Clodforodd Manon Antoniazzi bawb, yn enwedig tîm y Bil am
eu gwaith yn llywio'r Bil Cyfraith sy’n Deillio o’r Undeb Ewropeaidd (Cymru)
drwy'r broses ddeddfwriaethol yn effeithlon ac i safon uchel, ac am y ddadl
lwyddiannus a gafwyd yn ei gylch yn y Cyfarfod Llawn ar 21 Mawrth pan gytunwyd
arno gan y Cynulliad. |
|
Cynllunio gwasanaeth a chapasiti Cofnodion: Cynhaliodd y Bwrdd Rheoli ei adolygiad blynyddol o gynlluniau gwasanaeth
a'r anghenion capasiti ar gyfer y ddwy flynedd nesaf a chafwyd trosolwg gan bob
Cyfarwyddiaeth. Rhagflaenwyd hyn gan yr angen i nodi gofynion capasiti a gwneud
arbedion ariannol i gadw o fewn mwyafswm capasiti y sefydliad. Byddai hyn yn
dibynnu ar wybodaeth gyfredol reolaidd am gyllid ac AD, i allu bod yn gyflym
wrth wneud penderfyniadau ynghylch recriwtio neu newidiadau i weithdrefnau, er
enghraifft. Ar gapasiti'r Gyfarwyddiaeth Fusnes oedd y pwysau mwyaf, yn bennaf mewn
perthynas â gwaith diwygio y Cynulliad a Brexit lle'r oedd angen sgiliau a
gwybodaeth arbennig i gefnogi'r gwaith hwn i'r lefel angenrheidiol. Roedd y tîm
cyfreithiol yn trafod â chyfreithwyr Llywodraeth Cymru a oedd wedi gwneud cryn
dipyn o waith ar ddiwygio'r llywodraeth ac roeddent yn fodlon rhannu eu
sylwadau, ond ag amserlen ddiwygio y Cynulliad bellach ar y blaen, efallai y
bydd angen rhagor o gapasiti cyfreithiol yn y maes hwn am gyfnod, boed hynny
drwy recriwtio, secondiadau neu hyfforddi. Roedd pwysau hefyd ar y Gwasanaeth Cyllid, lle'r oedd swydd fel uwch aelod
staff wedi bod yn wag ers peth amser. Roedd y Gyfarwyddiaeth Adnoddau wedi bod
yn edrych ar newidiadau i amseroedd agor y Pierhead i wneud defnydd gwell o
adnoddau ac arbedion ariannol i greu rhagor o gapasiti. Mae'n bosibl y byddai
diwygio'r Cynulliad angen cyfraniad mawr gan y Gyfarwyddiaeth Adnoddau i
ganiatáu a chefnogi'r newidiadau. Roedd y pwysau ar gapasiti Gwasanaethau'r Comisiwn yn ganolog o amgylch
ymdopi â'r galw i ddysgu Cymraeg. Roedd technoleg llais i destun yn cael ei
gwmpasu fel posibilrwydd i arbed amser wrth olygu yn Saesneg. Byddai'r Adroddiad Rheoli Ariannol misol yn cynnwys gwybodaeth am y swyddi
diweddaraf ar gael ar ôl i'r RADs gael eu hystyried. Ar y cyfan, roedd y Bwrdd yn teimlo bod yr anghenion a nodwyd yn geidwadol
a thrafodwyd sut i fodloni'r gofynion hynny o fewn mwyafswm capasiti y
sefydliad. Cytunwyd y byddai Penaethiaid Gwasanaeth yn trafod cynllun ar gyfer
y flwyddyn, gan edrych ar swyddi ar draws y sefydliad, i bennu pa swyddi y
gellid recriwtio ar eu cyfer ar unwaith, pa swyddi a gâi eu llenwi'n raddol
wrth i swyddi gwag godi, a'r blaenoriaethau ar gyfer swyddi sy'n wag ar hyn o
bryd. Câi rhestr o ddarpar brosiectau â chostau ar eu cyfer ei rhannu â
Phenaethiaid a gellid ailddefnyddio'r offeryn blaenoriaethu a ddefnyddiwyd ar
gyfer prosiectau, a hynny'n seiliedig ar bwysau'r sefydliad. CAMAU I’W CYMRYD: AD i gadarnhau pa swyddi sydd ar gael (heb eu llenwi/dyrannu), a nodi pa
swyddi gwag sydd i'w cael ar hyn o bryd.
RADs i gynnwys esboniad am eu heffaith ar y sefydliad a fforddiadwyedd yn y
tymor hir. Penaethiaid i lunio cynllun ac amserlen ar gyfer y swyddi sydd eu hangen,
i'w drafod yng nghyfarfod y Tîm Arwain ar 16 Ebrill, ac i'w ystyried gan y
Bwrdd Gweithredol wedi hynny. |
|
Amserlen Cynllunio Strategol - Trafodaeth Cofnodion: Cafodd yr amserlen ei llunio i helpu i gynllunio'n well ar draws y
sefydliad ar gyfer risgiau a oedd yn gysylltiedig â'i gilydd, cynllunio
capasiti, strategaeth y gyllideb a chyfathrebu strategol. Trafododd y Bwrdd
werth yr amserlen a sut y gellid ei defnyddio yn y dyfodol. Fe'i hystyriwyd i fod yn ddogfen dda i gefnogi trafodaethau cydlynol am
risgiau a phwysau, a byddai'n helpu i greu cyd-ddealltwriaeth os gellid ei
gyflwyno mewn fformat addas ar gyfer y staff. Byddai angen diweddaru'r ddogfen
mewn amser real er mwyn iddi fod o ddefnydd, a gellid bod angen ei symleiddio,
felly ateb posibl fyddai cyflwyno fersiwn symlach ar Sharepoint â lincs i roi
manylion. Diolchwyd i Kathryn Hughes am ei gwaith yn llunio a diweddaru'r ddogfen. |
|
Grwp Gweithredol/Tim Arwain - camau nesaf Cofnodion: Cafodd y Bwrdd raglen waith ar y cyd rhwng y Tîm
Arwain / Bwrdd Gweithredol newydd. Nodwyd ei bod yn debygol y byddai angen rhoi
amser yn rheolaidd ar agenda'r Tîm Arwain dros y misoedd nesaf ar gyfer gwaith
Cyfnod II yr Adolygiad Capasiti. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Y cyfarfod hwn
oedd yr olaf ar ffurf gyfredol y Bwrdd Rheoli cyn newid i'r Tîm Arwain a'r
Bwrdd Gweithredol. |