Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau Cofnodion: 1.1
Cafwyd ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin. 1.2
Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a diolchodd i'r tîm clercio am
eu cymorth gyda’i gyfarfod cyntaf fel Cadeirydd. 1.3
Nid oedd buddiannau i'w datgan. |
|
Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Chwefror, y camau i'w cymryd a'r materion sy'n codi Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 1a - Cofnodion y cyfarfod a
gynhaliwyd ar 11 Chwefror 2019 ACARAC (02-19) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd 2.1
Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11
Chwefror. 2.2
Cam 2.2 (Cronfa Gyfunol Cymru): Roedd Gareth wedi cwrdd
â'r Dirprwy Gyfarwyddwr newydd sy'n gyfrifol am y Gronfa yn Llywodraeth Cymru
ar 21 Mawrth a oedd wedi cytuno i gyfnewid gwybodaeth er mwyn osgoi’r problemau
a gododd y llynedd. Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth hon a diolchodd i Gareth
am ei ymdrechion. |
|
Adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 3 – adroddiad diweddaru 3.1
Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r
gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol. |
|
Y Cynllun Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2019-20 3.1 Cyflwynodd
Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu
hwnt i archwilio mewnol. 3.2 Oherwydd bod y cyfarfod hwn yn cael ei gynnal mor fuan ar ôl y cyfarfod
ym mis Chwefror, nid oedd dim adroddiadau archwilio mewnol i'w cyflwyno. Byddai unrhyw adroddiadau a gymeradwyir cyn y
cyfarfod ym mis Mehefin yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor ymlaen llaw. 3.3 Cadarnhaodd Gareth ei fod yn gweithio dros dro fel Swyddog Diogelu Data
dynodedig y Comisiwn ac eglurodd y trefniant a roddwyd ar waith gyda swyddfa
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru iddo ymgymryd â’r swyddogaeth diogelu
data a GDPR yn ystod cyfnod o absenoldeb mamolaeth. 3.4 Roedd Gareth hefyd wedi bod yn rhan o drafodaethau gyda'r Comisiwn
Etholiadol ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r trefniadau llywodraethu sydd
wedi’u cynnwys yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru). Cytunodd i baratoi nodyn
yn egluro’r goblygiadau posibl i Gomisiwn y Cynulliad pan fyddai rhagor o
wybodaeth ar gael. 3.5 Mewn perthynas â'r adolygiad o gaffael, trafododd
aelodau'r Pwyllgor sut y gallai'r Comisiwn ymgysylltu'n well â chyflenwyr bach
o Gymru. Dywedodd un aelod o'r Pwyllgor ei fod yn bresennol mewn cyfarfod o
Siambr Fasnach leol pan drafodwyd y mater hwn. Cytunodd Dave Tosh i gwrdd ag
Ann Beynon a Jan Koziel (Pennaeth Caffael) i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r
sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn
cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu
â'r sector cyhoeddus. 3.6 Roedd y Pwyllgor yn amau a ddylai’r gwaith archwilio ganolbwyntio ar y
Gyfarwyddiaeth Fusnes. Roedd Gareth a Siwan Davies wedi trafod amseriad
archwiliadau yn y dyfodol a chwmpas y gwaith hwnnw, ond roedd Siwan yn y broses
o benodi Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau a fyddai'n gyfrifol am arwain y gwaith
hwn. 3.7 Roedd y Cadeirydd yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r trafodaethau gyda
Gareth a Siwan ynghylch cylch gorchwyl adolygiad cynhwysfawr y Pwyllgor. 3.8 Diolchodd Gareth i aelodau'r Pwyllgor am eu sylwadau a
dywedodd y byddai’n falch o gael
awgrymiadau ychwanegol drwy’r e-bost am ei gynllun archwilio. Cytunodd i anfon yr
adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd ac roedd
yn hapus i aildrefnu'r adolygiad o absenoldeb salwch i sicrhau bod adroddiad yn
cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC). 3.9 Cadarnhaodd Gareth y byddai ei adroddiad blynyddol, i'w gyflwyno ym mis
Mehefin, yn cofnodi unrhyw argymhellion na chawasant eu rhoi ar waith. 3.10 Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio
Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod
Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd
Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.
Camau i'w
cymryd – (3.4)
Gareth i baratoi nodyn am y goblygiadau posibl ar gyfer trefniadau llywodraethu
Comisiwn y Cynulliad sy'n deillio o gynigion yn y Bil Senedd ac Etholiadau
(Cymru) sy’n ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol.
– (3.5) Dave i gwrdd ag Ann Beynon ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4. |
|
Y Siarter Archwilio Mewnol a Chydymffurfiad Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 5 – Y
Siarter Archwilio Mewnol 3.10 Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio
Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod
Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd
Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.
|
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 6 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan
Swyddfa Archwilio Cymru 4.1
Cyflwynodd Gareth Lucey ei bapur diweddaru a dywedodd y byddai'r ffi
archwilio arfaethedig yn aros yr un fath â'r llynedd, tra byddai’n cael ei
ddilysu’n fewnol. 4.2
Cadarnhaodd fod y gwaith cynllunio cychwynnol wedi'i gwblhau ym mis
Chwefror a mis Mawrth. Byddai'r archwiliad terfynol yn dechrau ar 13 Mai a
byddai unrhyw faterion yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor maes o law. 4.3
Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed am y cynnydd a wnaed
gyda’r gwaith archwilio ac roedd yn croesawu’r ffaith y byddai’r ffi’n
seiliedig ar gyfradd y llynedd. |
|
Adolygiad o'r Protocol ar gyfer Cydweithio Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 7 – Y Protocol ar gyfer Cydweithio 4.4
Cytunodd Gareth Lucey a Gareth Watts fod y protocol presennol yn parhau i
fod yn berthnasol ac yn gyfredol. Aethant ati i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r
Pwyllgor am y modd roeddent wedi cydymffurfio â'r protocol dros y 12 mis
diwethaf. |
|
Datganiad Llywodraethu Drafft 2018-19 Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 8 - y Datganiad Llywodraethu
Blynyddol drafft 5.1
Dywedodd y
Cadeirydd ei fod yn gwerthfawrogi’r ffaith
bod Datganiad Llywodraethu drafft mor gynhwysfawr wedi’i baratoi mor
gynnar yn y broses. 5.2
Disgrifiodd Manon
Antoniazzi y broses o gasglu sicrwydd gan Benaethiaid Gwasanaeth a
Chyfarwyddwyr er mwyn paratoi’r Datganiad Llywodraethu a'r sesiwn herio yr aeth
Hugh Widdis iddi ym mis Chwefror. 5.3
Cafwyd sylwadau ac
awgrymiadau ynglŷn â’r datganiad drafft a byddai'r rhain yn cael eu
cynnwys ynddo cyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor eto ym mis Mehefin fel rhan o
Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn. 5.4
Mewn ymateb i
gwestiwn am y Dangosyddion Perfformiad Allweddol diwygiedig, cytunodd Dave i
anfon y cynigion at y Pwyllgor cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn eu cymeradwyo. Cam i’w
gymryd – (5.4) Y tîm clercio i anfon y cynigion ar gyfer y Dangosyddion
Perfformiad Allweddol at aelodau’r Pwyllgor cyn eu cyflwyno i’r Comisiwn eu
cymeradwyo. |
|
Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon- amserlen Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 9 - amserlen 6.1
Disgrifiodd Nia Morgan y broses a ddilynwyd y llynedd, ac
roedd pob aelod o’r Pwyllgor a fu'n ymwneud ag adolygu'r Adroddiad Blynyddol a’r
Cyfrifon yn cytuno ei bod wedi gweithio'n dda.
Ei bwriad oedd cyhoeddi drafft bythefnos cyn y cyfarfod a fyddai’n cael
ei gynnal ar 17 Mehefin. 6.2
Cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd y dylai fod mewn sefyllfa i
gyflwyno Adroddiad Cwblhau Archwilio terfynol (Adroddiad ISA 260) yn y cyfarfod
ym mis Mehefin. 6.3
Mewn ymateb i gwestiynau am lofnodi, gosod a chraffu ar yr Adroddiad
Blynyddol a’r Cyfrifon, cytunodd Nia i ychwanegu rhagor o fanylion at yr
amserlen i gynnwys y sesiynau craffu. Cam i’w gymryd – (6.3) Ychwanegu’r gweithgaredd at yr amserlen ar
ôl ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf, ee llofnod Archwilydd
Cyffredinol cynorthwyol Cymru, gosod yr adroddiad yn y Swyddfa Gyflwyno,
sesiynau craffu etc. |
|
Adroddiad Blynyddol drafft yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 10 - Adroddiad Blynyddol yr
Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 7.1
Cyflwynodd
Dave adroddiad drafft y SIRO a oedd yn tynnu sylw at y cynnydd a wnaed, yn rhoi
sicrwydd bod risgiau gwybodaeth yn cael eu rheoli'n effeithiol ac yn nodi
meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn i ddod. 7.2
Y
prif ffocws ar gyfer 2019-20 oedd rhoi’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol
(GDPR) ar waith a gweithio gyda thîm prosiect y Senedd Ieuenctid i sicrhau
cydymffurfiad. Cafwyd un achos o golli data personol y bu angen rhoi gwybod i
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) amdano ond ni fu angen cymryd unrhyw
gamau pellach. 7.3
Roedd
hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o seiberddiogelwch hefyd wedi bod yn faes
allweddol yn ystod y cyfnod hwn.
Cadarnhaodd Dave fod Aelodau'r Cynulliad a’u staff cymorth hefyd yn cael
cynnig y sesiynau hyfforddi hyn ond roedd gwendid yn parhau yn y maes hwn. 7.4
Roedd
Ann Beynon eisoes wedi dosbarthu papur Swyddfa'r Cabinet o'r enw 'Seiberddiogelwch
ar gyfer cwmnïau FTSE 350’ a fyddai'n cael ei drafod fel rhan o'r eitem
diweddaru ar seibeddiogelwch mewn cyfarfod yn y dyfodol. |
|
Adroddiad ar risgiau corfforaethol Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 11 - Risgiau Corfforaethol ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o'r
Gofrestr Risgiau Corfforaethol ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A –Risgiau
Corfforaethol wedi’u plotio 8.1
Nododd y Pwyllgor y newidiadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol. Roeddent yn falch o'r cynnydd a wnaed o ran y
Senedd Ieuenctid ond cytunodd â Dave fod yr elfen diogelu a chydymffurfio â
GDPR yn risgiau tymor hir y byddai angen eu monitro'n rheolaidd. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 12 - Risgiau Corfforaethol Brexit 9.1
Croesawodd y Cadeirydd Kathryn Potter a Carys Evans i'r cyfarfod. Roedd y
Pwyllgor yn sylweddoli bod yr ansicrwydd ynglŷn â Brexit yn parhau ond roedd
yn croesawu'r wybodaeth a gyflwynwyd. 9.2
Ymatebodd Kathryn, Carys a Siwan i’r cwestiynau a gododd y Pwyllgor a oedd
yn canolbwyntio ar sut roedd y gwaith yn cael ei ariannu, y goblygiadau i
Reolau Sefydlog y Cynulliad a rôl y pwyllgorau craffu. 9.3
Roedd y Pwyllgor wedi'i galonogi gan y modd roedd y Comisiwn yn rheoli'r
maes cymhleth hwn ac yn defnyddio adnoddau o feysydd gwasanaeth eraill. Roeddent hefyd yn croesawu'r defnydd o
academyddion a'r wybodaeth yr oedd y staff yn ei chael gan yr arbenigwyr hyn. 9.4
Rhoddodd Gareth Watts a Dave Tosh drosolwg o'r gwaith sy'n mynd rhagddo i
ystyried effaith gorfforaethol Brexit hefyd.
Aethant ati i grynhoi'r meysydd allweddol yn ymwneud â chaffael a
chadwyni cyflenwi, Adnoddau Dynol a TGCh gan amlinellu'r gwaith a wnaed hyd
yma. 9.5
Cytunodd y
Pwyllgor i drafod risgiau Brexit eto fel eitem o bwys mewn cyfarfod yn y
dyfodol. Actions – (9.2) Siwan i ychwanegu’r manylion
diweddaraf ynghylch capasiti ac adnoddau at risg gorfforaethol Brexit wedi i
Gomisiwn y Cynulliad eu trafod. –
(9.4) Y tîm clercio
i ychwanegu Brexit at y flaenraglen waith fel eitem o bwys i'w thrafod pan fo'n
briodol. |
|
Adolygiad blynyddol o bolisïau Twyll a Chwythu'r Chwiban Cofnodion: ACARAC
(02-19) Papur 13 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r
Polisi Twyll 10.1
Cadarnhaodd Gareth nad oedd y ddau bolisi wedi newid ers iddynt gael eu
hadolygu ym mis Ebrill 2018. Nid oedd unrhyw
achosion o dwyll na chwythu'r chwiban wedi'u cofnodi ond roedd y Comisiwn yn
ymwybodol o'r angen i gynnal lefelau ymwybyddiaeth a rhoi’r polisïau ar brawf
yn llawn. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 14 – Y wybodaeth
ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2018-19 a 2019-20 a Chyllideb 2020-21 11.1
Rhoddodd Nia y wybodaeth
ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y sefyllfa gyllidebol bresennol. Bu blwyddyn ariannol 2018-19 yn gyfnod prysur
i'r Comisiwn gan y bu cryn alw am adnoddau gan gynnwys adnoddau ar gyfer
Diwygio'r Cynulliad, Brexit a'r Senedd Ieuenctid. 11.2
Nid oedd y Pwyllgor
Cyllid wedi ymateb eto i farn y Comisiwn ynghylch gosod cyllidebau’n unol â
Bloc Cymru. Cytunodd Nia i hysbysu'r
Pwyllgor yn ogystal â dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus roedd
Comisiwn y Cynulliad i fod yn ei drafod yr wythnos ganlynol. Camau i’w cymryd -
(11.2) Nia i
ddosbarthu amserlen y gyllideb, adroddiad PAC ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r
Pwyllgor. |
|
Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 15 –Cylch gorchwyl
diwygiedig 12.1
Derbyniodd y
Pwyllgor yr un newid yn y cylch gorchwyl.
Byddai’r fersiwn ddiwygiedig yn cael ei chyhoeddi ar wefan ACARAC. 12.2
Roedd y Cadeirydd am
gofnodi y byddai croeso i staff y Comisiwn ddod i gyfarfodydd yn y dyfodol fel
cyfleoedd datblygu, os oedd Manon a'r Cyfarwyddwyr yn teimlo bod hynny’n
briodol. |
|
Crynodeb o'r ymadawiadau Cofnodion: ACARAC (02-19) Papur 16 – Crynodeb o’r
ymadawiadau 13.1 Nododd y Pwyllgor fod tri wedi ymadael â’r gweithdrefnau caffael
arferol. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ACARAC
(02-19) Papur 17 - Y flaenraglen waith 14.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith
ddiwygiedig a chytunodd i'r tîm clercio ad-drefnu sesiwn breifat gyda Swyddfa
Archwilio Cymru. Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 17
Mehefin 2019. |