Cyfarfodydd

Cyflwynodd Anna Daniel a Mark Neilson bapur ar y cyd, gyda chymorth James Griffin, i alluogi'r Bwrdd i gael dealltwriaeth o sut roedd y rhaglenni FySenedd a TGCh yn galluogi cynnydd yn effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y Cynulliad, yng ngoleuni nifer o yrwyr, megis Adroddiad y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol. Roedd yr Adroddiad yn nodi'r camau nesaf a photensial yr agenda trawsnewid digidol.

Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gallai helpu i godi ymwybyddiaeth a chreu diwylliant, gallu a chapasiti ar gyfer ffyrdd digidol o weithio. Croesawodd y Bwrdd y dull cydgysylltiedig, a phwysleisiodd ei bod yn bwysig cyflwyno manteision y dulliau digidol i staff y Comisiwn, yr Aelodau a'r staff cymorth, a darparu hyfforddiant – gan gynnwys drwy'r gwaith Dadansoddi Anghenion Dysgu sy'n cael ei wneud gan Adnoddau Dynol.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli i ddod yn bencampwyr Office 365 eu hunain, yn ogystal ag enwebu a grymuso hyrwyddwyr digidol yn eu timau, a defnyddio pob cyfle i annog y staff i gael yr hyfforddiant a ddarperir ac i ddefnyddio Office 365.

Byddai'r Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, sy'n cwmpasu archifo, gwybodaeth i gwsmeriaid, dosbarthu a data agored ar gyfer Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad, yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli mewn cyfarfod yn y dyfodol gyda'r bwriad o'i fabwysiadu ar gyfer y sefydliad cyfan.

Rhoddwyd gwybodaeth i'r Comisiynwyr am y rhaglen FySenedd, a sefydlwyd i sbarduno a chyflawni elfennau pwysig o strategaeth y Comisiwn.

Trafododd y Comisiynwyr nod cyffredinol y rhaglen a sut mae'n datblygu. Trafodwyd yr angen sylfaenol i ddata gael eu rheoli mewn modd sy'n golygu eu bod yn ddefnyddiol. Roeddent hefyd yn cydnabod bod angen newid diwylliant yn ogystal â newid technolegol er mwyn darparu gwasanaethau busnes y Cynulliad sydd mewn gwell sefyllfa i gefnogi'r Cynulliad i fod yn senedd agored, ddigidol o'r radd flaenaf.

Roedd y Comisiynwyr yn cefnogi amcanion y rhaglen a'r dull a fabwysiadwyd er mwyn ei rhoi ar waith. Roeddent yn cydnabod y bydd rhaglen FySenedd yn gyfrwng allweddol i helpu i wneud y newid sylweddol sydd ei angen i gyflawni amcanion y Comisiwn o ran ymgysylltu â’r cyhoedd, ac argymhellion y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol.

Rhoddodd Anna Daniel a James Griffin y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn sefydlu a gwaith cynnar y Bwrdd FySenedd, am y rhaglen i greu senedd ddigidol o’r radd flaenaf, am ei gweledigaeth i wneud ymgysylltiad yn haws ac yn gyflymach, ac am y cynllun ar gyfer cyflawni’r weledigaeth.

Gofynnwyd i’r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gellid wynebu’r heriau allweddol a allai effeithio ar ddarparu’r rhaglen, y goblygiadau ar gyfer meysydd gwasanaeth, a lefel yr uchelgais a chyflymder y newid yr oedd y Bwrdd yn fodlon eu cefnogi; a’r rôl y gallai FySenedd ei chwarae yn nyfodol Cynulliad diwygiedig.

Roedd y rhaglen yn gweithio i ddarparu gwelliannau ymarferol yn weddol gyflym, ac roedd yn gorfod ymateb i gyd-destun y Cynulliad sy’n newid yn gyson a blaenoriaethau sy’n datblygu y Comisiwn. Roedd y meysydd gwasanaeth yn teimlo’r pwysau o gyflwyno gyda chyflymder, ac er bod y meysydd gwasanaeth yn parhau â’r cyfrifoldeb dros integreiddio a gweithredu agweddau perthnasol ar y rhaglen, gallai’r tîm Trawsnewid Strategol fod angen rheolwyr prosiect medrus ychwanegol yn y dyfodol. Cytunodd y Bwrdd y dylid parhau i adolygu hyn, a bod achos yn cael ei roi gerbron y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau os bydd angen.

Roedd yn bwysig bod Bwrdd FySenedd yn cyfatebu uchelgais y rhaglen â’r adnoddau a’r gallu sydd ar gael i’w cyflawni, ond gan gofio disgwyliadau’r Comisiwn a’r Prif Weithredwr i wneud cynnydd yn gyflym.

Mae’r defnydd o’r dull rheoli prosiect Hyblyg yn effeithiol, a byddai’n helpu i gyflawni gyda’r cyflymder angenrheidiol, ond roedd ar staff angen gwell dealltwriaeth o’r ffordd y mae’n gweithio.

Byddai’r rhaglen yn cael ei thrafod yng nghyfarfod y Comisiwn ar 27 Chwefror, ynghyd â’r Strategaeth Ymgysylltu â’r Cyhoedd, a dywedodd y Bwrdd ei bod yn bwysig bod y ddau yn disgrifio uchelgais y Cynulliad yn gyson â’i gilydd.

Camau i’w cymryd:

·         Non Gwilym i ymuno â’r Bwrdd FySenedd i gefnogi cyfathrebu effeithiol.

·         Dave Tosh a Gareth Watts i godi ymwybyddiaeth a dealltwriaeth drwy’r sefydliad o’r ffordd y mae’r prosiect rheoli Hyblyg yn gweithio, gan gynnwys yr angen i roi sylw i faterion llywodraethu, cyn i’r staff gymryd rhan.

·         Dave Tosh i sicrhau bod y gwasanaethau cymorth, yr Adran Adnoddau Dynol a’r Adran Rheoli Ystadau a Chyfleusterau yn benodol, yn cael eu paratoi ar gyfer y gwaith canlyniadol a fydd yn deillio yn sgîl y rhaglen.

·         Pob maes gwasanaeth i ystyried yr adnoddau sydd eu hangen arnynt i gefnogi a chyflwyno’r rhaglen, ac i’w cynnwys yng nghynlluniau gwasanaethau a thimau, ac mewn amcanion staff.

·         Caiff y newyddion diweddaraf am y rhaglen ei gyhoeddi’n fewnol, gyda’r tabl ‘trosi ein gweledigaeth yn welliannau ymarferol’ a’r ‘porth personol’ yn helpu staff i ddeall y manteision ymarferol yn well.

·         Penaethiaid Gwasanaeth i drefnu i gyfathrebu â staff drwy gyfarfodydd tîm neu gan gyfeirio at y diweddariad ar-lein.

Llongyfarchodd Claire Clancy y tîm ar y gwaith da iawn a wnaed hyd yma.