Cyfarfodydd

Cyflwynodd Hayley Rees y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad galluogrwydd dros dro a ddarparwyd i'r Bwrdd Rheoli ar 19 Hydref, gan wneud argymhellion pellach ar feithrin capasiti sefydliadol yn seiliedig ar y Dadansoddiad Anghenion Dysgu a gynhaliwyd rhwng mis Mai a Rhagfyr 2017.

Roedd yr heriau a themâu yn y gyllideb bresennol a sefydlwyd o'r Adolygiad Capasiti wedi dylanwadu ar yr adolygiad o ran amlygu'r angen am sicrhau bod cynlluniau galluoedd yn cyd-fynd â blaenoriaethau busnes yn well. Roedd yr adolygiad yn ystyried y cynnig presennol a chynhaliwyd ymgynghoriad ar ddadansoddiad anghenion dysgu er mwyn nodi bylchau mewn sgiliau a gwybodaeth bresennol, yn seiliedig ar flaenoriaethau sefydliadol.

O ganlyniad, cafodd fframwaith dysgu ei ddatblygu, gyda phum llwybr dysgu allweddol, wedi'u hadeiladu at feithrin galluoedd cyflogeion a gwella perfformiad sefydliadol. Er mwyn gallu gwneud hyn, cytunodd y Bwrdd ar yr argymhellion canlynol:

·                cynnal cynlluniau galluoedd blynyddol, drwy ragolygon dysgu a datblygu;

·                byddai dysgu a dyrannu adnoddau yn cyd-fynd â'r fframwaith;

·                ailstrwythuro cyllidebau i:

·            ddarparu cyllideb wrth gefn i benaethiaid gwasanaeth i gefnogi dysgu na ellid ei ragweld, sy'n cael ei weinyddu i ddechrau gan Adnoddau Dynol;

·            cael yr holl drwyddedau a dyfarniadau corfforaethol a weinyddir gan Adnoddau Dynol er mwyn adolygu gwariant dysgu a datblygu yn well

·            datganoli'r gwaith o weinyddu aelodaeth a thanysgrifiadau i wasanaethau.

·                Pennaeth Adnoddau Dynol i awdurdodi'n flynyddol pob dysgu unigol gwerth £3,000 neu fwy, gyda threfniadau cymryd yn ôl i adennill os yw staff yn gadael o fewn cyfnod o amser;

·                gwella gwaith gwerthuso a mesur perfformiad, gyda mwy o atebolrwydd i reolwyr llinell;

·                hyrwyddwr dysgu ac adnoddau ym mhob gwasanaeth i gydlynu ac eirioli dysgu.

Gofynnodd y Bwrdd hefyd i Adnoddau Dynol edrych ar aliniad posibl rhwng cynefino staff a staff cymorth Aelodau a hyfforddiant arall, i adolygu'r gyllideb secondiad, ac i sicrhau bod y gwaith o ddosbarthu cyllideb ar draws gwasanaethau yn ystyried lle mae hyfforddiant mewn rhai sgiliau yn costio mwy. (CAMAU I'W CYMRYD)

Croesawodd y Bwrdd yr argymhellion a diolchodd i Hayley a'r tîm dysgu a datblygu am eu holl waith ar yr adolygiad.

Papur i’w gyflwyno

Cyflwynodd Lowri Williams y data AD am y cyfnod Gorffennaf i Fedi. Bu cynnydd yn y cyfraddau absenoldeb yn y cyfnod er bod y cyfraddau o fewn cyfartaledd y sector cyhoeddus. Materion iechyd meddwl oedd y rheswm pennaf dros absenoldeb dros y 12 mis blaenorol, a oedd yn dangos y pwysau sydd ar y staff.

Trafododd y Bwrdd y rhesymau y tu ôl i'r cynnydd, sut i annog a galluogi staff i gyflawni dull cytbwys tuag at waith a phwysigrwydd adrodd am absenoldeb a nodi'r rhesymau yn gywir. Gofynnodd Lowri i Benaethiaid fynd at AD yn gynnar am help neu gyngor os oedd ganddynt bryderon.

Papur 3 – Dangosfwrdd y Bwrdd Rheoli Rhagfyr 2016

Cyflwynodd Lowri Williams ddangosfwrdd chwarterol yr adran Adnoddau Dynol, a oedd yn cynnwys gwybodaeth amrywiol am lefelau staffio ac absenoldeb y sefydliad. Cafodd y Bwrdd drosolwg o'r sefydliad, ynghyd â chyfle i nodi unrhyw faterion.

Yn dilyn y broses o gynllunio capasiti'r sefydliad a gweithredu'r cynllun ymadael gwirfoddol, bu gostyngiad yn nifer y staff ym mis Mai 2016, ond cynnydd ar ôl hynny, yn unol â'r disgwyliadau, gyda llai o newidiadau o ran y staff. Roedd y sefyllfa o ran absenoldeb wedi gwella, er bod cynnydd sydyn wedi digwydd ym mis Ionawr, yn debyg i'r cynnydd sydyn a gafwyd ym mis Chwefror y llynedd.

Bydd eglurhad pellach yn cael ei ychwanegu at y dangosfwrdd er mwyn sicrhau mwy o eglurder ynghylch y data.

Daeth Leanne Baker i'r cyfarfod i drafod y cyfraddau absenoldeb yn fanwl gyda'r Bwrdd Rheoli, beth yw sefyllfa'r Cynulliad o'i gymharu â'r sefyllfa ehangach o ran absenoldeb ac argymhellion ar reoli absenoldeb. Er bod y lefel yn is nag yn y sector cyhoeddus, mae absenoldeb oherwydd salwch wedi bod yn cynyddu dros y blynyddoedd diwethaf, ac iechyd meddwl yw'r prif reswm dros salwch hirdymor. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig iawn rheoli absenoldeb yn effeithiol a chefnogi iechyd a llesiant staff. Gallai absenoldeb oherwydd salwch gyfrannu at ddiffyg morâl ymysg staff ac, o bosibl, effeithio ar safonau gwasanaeth, yn ogystal â bod yn gostus.

Trafododd y Bwrdd sut y mae polisïau absenoldeb yn cael eu cymhwyso ar draws y sefydliad a phroblemau canfyddedig. Awgrymwyd y gellid mireinio data rheoli ar gyfer Penaethiaid ymhellach i'w galluogi i nodi'r materion o bwys a deall pam mae absenoldebau wedi cynyddu. Ystyriodd y Bwrdd yr argymhellion yn fanwl, gan gytuno ar y canlynol:

·               byddai hyfforddiant ychwanegol ar reoli presenoldeb yn fuddiol, ond gan dargedu meysydd lle ceir problemau, gan sicrhau bod cyfrifoldebau'r unigolyn yn glir, fel gweithiwr ac fel rheolwr;

·               cynnig cymorth penodol, drwy godi ymwybyddiaeth, a darparu hyfforddiant, pecyn cymorth ac arweiniad, i gryfhau gallu rheolwyr i ymdrin ag absenoldebau'n fwy effeithiol;

·               codi ymwybyddiaeth o fesurau ataliol, fel mentrau llesiant, gyda chynllun hyfforddiant peilot posibl i helpu rheolwyr i ddeall materion iechyd meddwl; ystyried ymestyn cymorth iechyd galwedigaethol presennol;

·               darparu data mwy manwl i Benaethiaid Gwasanaeth;

·               ystyried a allwn gefnogi rhai â chyfrifoldebau gofalu yn fwy effeithiol, gan gynnwys drwy bolisïau presennol ac a oes modd rhoi cymorthdaliadau mewn achosion eithriadol;

·               ystyried ffyrdd o annog a chefnogi staff i ysgwyddo’r cyfrifoldeb am eu llesiant eu hunain o safbwynt gwaith;

·               sicrhau bod cefnogaeth yn cael ei rhoi i reolwyr ymdrin yn brydlon ac yn sensitif â materion iechyd – pa un a yw’n ymwneud ag iechyd neu absenoldeb – a sicrhau cydbwysedd rhwng cefnogi’r unigolyn a disgwyl iddo ef neu hi allu cyflawni ei waith;

·               defnyddio FiYw i greu rhybuddion awtomatig ar gyfer cyflogeion a rheolwyr, er enghraifft, i atgoffa rheolwyr i gadw mewn cysylltiad â staff absennol, cynnal cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith neu gau achosion absenoldeb.

Mae'r tîm Adnoddau Dynol yn fwy na pharod i ddod i gyfarfodydd tîm neu Wasanaeth i drafod hyn i gyd ymhellach.

6.1   Amlinellodd Wayne Cowley ddull posibl i dâl staff pan fydd y cytundeb presennol yn dod i ben ym mis Hydref 2016. Bu’r Bwrdd yn trafod y goblygiadau a gofynnwyd i ragor o waith gael ei wneud i sicrhau’r cydbwysedd cywir rhwng newid cadarnhaol a fforddiadwyedd.

7.1   Byddai cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 23 Tachwedd yn cael ei neilltuo ar gyfer y drafodaeth ar gynllunio capasiti ac adnoddau. Byddai Pecyn o ddata Adnoddau Dynol ar gael er gwybodaeth i’r Bwrdd cyn y cyfarfod.

7.2  Camau: Aelodau’r Bwrdd Rheoli i gysylltu â Lowri Williams os oedd angen cymorth pellach i baratoi ar gyfer y cyfarfod.

5.1   Cyflwynodd Leanne Baker bapur yn amlinellu cynigion ar gyfer newidiadau trefniadol i nifer o bolisïau sy’n gysylltiedig â’r Polisi Recriwtio, gan gynnwys lwfansau, secondiadau, swyddi blaenoriaeth a pholisïau tâl a gwobrwyo.

5.2   Pwrpas y Polisi Recriwtio oedd sicrhau bod y Comisiwn yn gallu recriwtio a chadw’r bobl yr oedd eu hangen arno i ddarparu cymorth seneddol o’r radd flaenaf i’r Cynulliad. Cafodd y newidiadau eu datblygu yn unol â’r egwyddorion recriwtio a gytunwyd ym mis Mawrth 2015 sef teilyngdod, tegwch a bod yn agored.

5.3   Yn benodol, trafododd y Bwrdd: rhesymoli talu lwfansau i ysgwyddo cyfrifoldebau ychwanegol; trefniadau ar gyfer secondiadau a throsglwyddiadau mewnol heb effeithio’n ddiangen ar gynllunio capasiti a chydweithwyr; y polisi ar swyddi blaenoriaeth i gefnogi gweithwyr heb swydd barhaol i ddychwelyd iddi; a’r dull o recriwtio’n barhaol i swyddi gwag.

5.4   Cytunodd y Bwrdd fod y polisïau yn gydbwysedd rhesymol o gysondeb a hyblygrwydd, yn amodol ar egluro rhai mân faterion.

5.5   Cytunodd y Bwrdd hefyd ei bod yn bwysig i graffu yn rheolaidd a herio penderfyniadau adnoddau a chydnabyddiaeth y cyd, er mwyn deall arferion gwirioneddol mewn gwahanol rannau o’r sefydliad a sicrhau bod polisïau yn parhau i fod yn ymarferol.

5.6   Byddai’r cynigion yn cael eu trafod yn fanwl 
 gyda’r Undebau Llafur.

5.7   Camau:

•    Lowri Williams i gyfarfod â’r Penaethiaid ar wahân i edrych eto ar y pwyntiau manwl a godwyd; a’r

•    Bwrdd Rheoli i dderbyn gwybodaeth reoli reolaidd.

Daeth Leanne Baker ac Elin Hughes i’r cyfarfod i gyflwyno’r polisi newydd ar gyfer absenoldeb rhiant a rennir, yn dilyn deddfwriaeth newydd a ddaeth i rym ar 5 Ebrill 2015.

Gofynnwyd i’r Bwrdd Rheoli drafod faint o arian sydd ar gael i dalu am absenoldeb rhiant a rennir o dan y polisi ac a ddylid gwella’r polisi hwn, yn unol â pholisïau presennol y Cynulliad ar gyfer teuluoedd a gofalwyr. Cadarnhawyd y byddai’r un egwyddorion yn berthnasol i fabwysiadu.

Cytunodd y Bwrdd ar yr angen i wella’r polisi a’i bod yn bwysig hyrwyddo’r polisi oherwydd ei fod yn adlewyrchu sefyllfa’r Cynulliad fel cyflogwr enghreifftiol.  Hefyd, diolchwyd i’r adran AD am yr ymdrechion i symleiddio darn cymhleth o ddeddfwriaeth i’r staff.

Byddai’r adran AD yn cynnal sesiynau galw heibio i’r staff ac yn cwrdd â phenaethiaid gwasanaeth i hyrwyddo ac egluro’r polisi i sicrhau bod staff yn gwybod am yr holl bolisïau perthnasol. Bydd yr adran AD yn adolygu effaith y polisi ar ôl y 6 mis cyntaf.