Cyfarfodydd

Cynhaliodd y Bwrdd Rheoli ei adolygiad blynyddol o gynlluniau gwasanaeth a'r anghenion capasiti ar gyfer y ddwy flynedd nesaf a chafwyd trosolwg gan bob Cyfarwyddiaeth. Rhagflaenwyd hyn gan yr angen i nodi gofynion capasiti a gwneud arbedion ariannol i gadw o fewn mwyafswm capasiti y sefydliad. Byddai hyn yn dibynnu ar wybodaeth gyfredol reolaidd am gyllid ac AD, i allu bod yn gyflym wrth wneud penderfyniadau ynghylch recriwtio neu newidiadau i weithdrefnau, er enghraifft.

Ar gapasiti'r Gyfarwyddiaeth Fusnes oedd y pwysau mwyaf, yn bennaf mewn perthynas â gwaith diwygio y Cynulliad a Brexit lle'r oedd angen sgiliau a gwybodaeth arbennig i gefnogi'r gwaith hwn i'r lefel angenrheidiol. Roedd y tîm cyfreithiol yn trafod â chyfreithwyr Llywodraeth Cymru a oedd wedi gwneud cryn dipyn o waith ar ddiwygio'r llywodraeth ac roeddent yn fodlon rhannu eu sylwadau, ond ag amserlen ddiwygio y Cynulliad bellach ar y blaen, efallai y bydd angen rhagor o gapasiti cyfreithiol yn y maes hwn am gyfnod, boed hynny drwy recriwtio, secondiadau neu hyfforddi.

Roedd pwysau hefyd ar y Gwasanaeth Cyllid, lle'r oedd swydd fel uwch aelod staff wedi bod yn wag ers peth amser. Roedd y Gyfarwyddiaeth Adnoddau wedi bod yn edrych ar newidiadau i amseroedd agor y Pierhead i wneud defnydd gwell o adnoddau ac arbedion ariannol i greu rhagor o gapasiti. Mae'n bosibl y byddai diwygio'r Cynulliad angen cyfraniad mawr gan y Gyfarwyddiaeth Adnoddau i ganiatáu a chefnogi'r newidiadau.

Roedd y pwysau ar gapasiti Gwasanaethau'r Comisiwn yn ganolog o amgylch ymdopi â'r galw i ddysgu Cymraeg. Roedd technoleg llais i destun yn cael ei gwmpasu fel posibilrwydd i arbed amser wrth olygu yn Saesneg.

Byddai'r Adroddiad Rheoli Ariannol misol yn cynnwys gwybodaeth am y swyddi diweddaraf ar gael ar ôl i'r RADs gael eu hystyried.

Ar y cyfan, roedd y Bwrdd yn teimlo bod yr anghenion a nodwyd yn geidwadol a thrafodwyd sut i fodloni'r gofynion hynny o fewn mwyafswm capasiti y sefydliad. Cytunwyd y byddai Penaethiaid Gwasanaeth yn trafod cynllun ar gyfer y flwyddyn, gan edrych ar swyddi ar draws y sefydliad, i bennu pa swyddi y gellid recriwtio ar eu cyfer ar unwaith, pa swyddi a gâi eu llenwi'n raddol wrth i swyddi gwag godi, a'r blaenoriaethau ar gyfer swyddi sy'n wag ar hyn o bryd.

Câi rhestr o ddarpar brosiectau â chostau ar eu cyfer ei rhannu â Phenaethiaid a gellid ailddefnyddio'r offeryn blaenoriaethu a ddefnyddiwyd ar gyfer prosiectau, a hynny'n seiliedig ar bwysau'r sefydliad.

CAMAU I’W CYMRYD:

AD i gadarnhau pa swyddi sydd ar gael (heb eu llenwi/dyrannu), a nodi pa swyddi gwag sydd i'w cael ar hyn o bryd. 

RADs i gynnwys esboniad am eu heffaith ar y sefydliad a fforddiadwyedd yn y tymor hir.

Penaethiaid i lunio cynllun ac amserlen ar gyfer y swyddi sydd eu hangen, i'w drafod yng nghyfarfod y Tîm Arwain ar 16 Ebrill, ac i'w ystyried gan y Bwrdd Gweithredol wedi hynny.

Trafodaeth

Arweiniodd Dave Tosh sesiwn ryngweithiol i drafod y prif themâu o'r adroddiad, yr oedd Grŵp Llywio Rhan II yn canolbwyntio arnynt. Roedd y Grŵp Llywio yn edrych yn drylwyr ar bob thema i ddatblygu cynigion ar gyfer newid neu weithredu a nodi sut y byddai hyn yn cael ei wneud.

Gofynnwyd i'r Bwrdd rannu eu barn er mwyn helpu i ddatblygu'r syniadau ar bob thema ymhellach. Byddai'r Grŵp Llywio yn cyfarfod eto ar 14 Mawrth.

Amlinellodd Dave Tosh y cynnydd ar yr Adolygiad Capasiti. Yn dilyn yr Arolwg ffurfiol a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr - gan gynnwys trafodaethau ag Aelodau’r Cynulliad, staff cymorth Aelodau’r Cynulliad a staff y Comisiwn - nodwyd syniadau ac awgrymiadau ar gyfer gwella, ynghyd â nifer o gamau gweithredu, newid capasiti a gallu sefydliadol y Comisiwn i wella'r defnydd effeithiol o adnoddau.

Cyflwynodd Dave y cylch gorchwyl ar gyfer Cam II, a'r cynllun ar gyfer grŵp llywio uwch gynrychiolwyr o wasanaethau i hwyluso'r gwaith o lunio cynllun gweithredu, ystyried yn fanwl y themâu a nodwyd ac adborth, ac yn seiliedig ar flaenoriaethau a'r hyn y gellir ei gyflawni'n rhesymol.

Roedd Comisiwn y Cynulliad a fforwm y Cadeiryddion wedi gwerthuso'r Cynllun Capasiti ac wedi ymwneud â'r nodau ac amcanion. Byddai adroddiad yr Adolygiad Capasiti hefyd yn cael eu darparu i'r Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus fel rhan o ymateb y Comisiwn i'w gwaith craffu ar y cyfrifon. Roedd Gareth Watts a Phil Turner yn paratoi crynhoad o adborth unigolyn o'r arolwg a pheth gwybodaeth ansoddol i'w hychwanegu i'r adroddiad terfynol.

Trafododd y Bwrdd ddulliau cyfathrebu â staff a'r pwysigrwydd o sicrhau hyder ein bod yn gwrando ar eu safbwyntiau a phryderon a sut y gallent fwydo i mewn i ran nesaf yr adolygiad. Byddai cyfarfodydd yr holl staff yn cael eu trefnu ar gyfer dechrau mis Mawrth gyda thrafodaethau manylach yn y gwasanaethau wedi hynny.

CAMAU I’W CYMRYD:

·         Non Gwilym a Lowri Williams i lunio cynllun cyfathrebu terfynol i'w rannu â Chomisiynwyr ar 26 Chwefror a'u bwydo i mewn i gyfarfod yr uwch reolwyr estynedig ar 16 Ebrill ar strategaeth ymgysylltu.

·         Dau neu dri chyfarfod staff i'w trefnu ar gyfer dechrau mis Mawrth a Phenaethiaid i sicrhau bod staff yn gallu dod i'r cyfarfodydd.

·         Y Bwrdd Rheoli i roi adborth i Dave Tosh ar Gylch Gorchwyl Cam II.

·         Diweddariad ar gynnydd Cam II i'w ddarparu yn y cyfarfod nesaf ar 5 Mawrth.

Eitem lafar

Diolchodd Dave Tosh i bawb am eu cyfraniad i'r adroddiad, a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr ar 22 Ionawr. Bydd gofyn iddynt ei gadarnhau a chefnogi'r pedair thema a nodwyd yn yr adolygiad. Yn dilyn hyn, byddai'r camau sy'n codi o'r adroddiad yn arwain at gam nesaf yr adolygiad, gan edrych ar oblygiadau'r canfyddiadau a'r adnoddau sydd eu hangen er mwyn ei weithredu, datblygu cynllun gweithredu realistig a ffordd o ddirprwyo camau er mwyn cyflawni canlyniadau.

Byddai angen i bwysau arall ar y sefydliad gael ei nodi yn y papur i helpu i flaenoriaethu, gan gynnwys y rhai nad ydynt wedi'u diffinio eto ond a fyddai'n cael effaith ar adnoddau, fel Brexit a rhaglen diwygio'r Cynulliad a dylid cynnwys peth hyblygrwydd er mwyn caniatáu ar gyfer blaenoriaethau i newid. Roedd hefyd yn bwysig adlewyrchu'n gywir holl strwythur y sefydliad a sut roedd yr holl wasanaethau yn cefnogi gwaith y Cynulliad.

Byddai grŵp llywio yn gyfrifol am ystyried sut i fwrw ymlaen â chanlyniadau'r adolygiad gyda chynrychiolydd o bob un o'r Cyfarwyddiaethau.

CAMAU I’W CYMRYD: Dave Tosh i ddatblygu Cylch Gorchwyl ar gyfer y Grŵp Llywio ar gyfer cam 2.

Oral item

Rhoddodd Manon Antoniazzi ddiweddariad ar gynnydd yr Adolygiad Capasiti. Roedd y casgliadau’n dod i’r amlwg â rhai egwyddorion lefel uchel, ond roedd gwaith i’w wneud o hyd i lenwi’r bwlch gyda chanllawiau ymarferol a chamau gweithredu. Byddai’r adroddiad drafft yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Comisiwn ym mis Ionawr. Nid oedd yn bosibl i roi llawer o fanylion o fewn y terfyn amser, ond byddai’r adroddiad yn adeiladu ar yr hyn yr oedd yr adolygiad wedi’i nodi ac yn rhoi siâp i’r cynigion lefel uchel.

Byddai’r Cyfarwyddwyr yn cyfarfod ar 18 Rhagfyr i egluro dosbarthiad y swyddi sefydledig ac i ddechrau mynegi’r cynigion. Byddai papur drafft sydd ar y gweill ar gyfer y cyfarfod hwnnw yn cael ei ddosbarthu i aelodau’r Bwrdd i gael eu sylwadau.

Roedd gwaith hefyd yn digwydd ar fodelau cyllidebol, i’w rhoi i’r Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus wrth adrodd ar yr adolygiad capasiti, a byddai’r broses cynllunio gwasanaeth ar ddechrau 2018 i gynllunio ar gyfer pwysau, a’r adnoddau sydd eu hangen i gynnal y gwaith, hefyd yn llywio hynny. Roedd adroddiad yr Adolygiad Capasiti i gael ei gyhoeddi ym mis Chwefror a thrafododd y Bwrdd am gyfnod byr ar gyfathrebu â staff a rhanddeiliaid.

Eitem lafar

Rhoddodd Gareth Watts a Phil Turner y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad Capasiti.  Gofynnwyd i'r Bwrdd ystyried y themâu a'r pynciau sy'n dod i'r amlwg, a gwneud sylwadau a chynnig her. Rhagwelwyd y byddai argymhellion yr adolygiad yn cael eu llunio o amgylch y pedair thema hyn.

Roedd yr adolygiad yn hwyluso arfer da wrth ddwyn ynghyd lawer o dystiolaeth a oedd eisoes yn bodoli, gan edrych ar ddata, trafod â rhanddeiliaid a meincnodi yn erbyn seneddau eraill. Trafododd y Bwrdd Rheoli sut yr oedd amcanion yr adroddiad yn cael eu bodloni, yn arbennig o ran pennu blaenoriaethau a dyrannu adnoddau.

Byddai'r canfyddiadau cychwynnol yn cael eu cyflwyno i ACARAC ar 27 Tachwedd ac i'r Comisiwn ar 4 Rhagfyr.

Yn dilyn yr adolygiad ym mis Awst gan y Bwrdd Rheoli a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wrth baratoi'r gyllideb ddrafft, a oedd yn herio a lleihau'r rhestr o adnoddau a geisiwyd, roedd Adolygiad Capasiti ehangach yn cael ei wneud i werthuso a yw'r dyraniad presennol yn defnyddio adnoddau yn y modd mwyaf effeithiol o ran cyflawni amcanion y Comisiwn.

Roedd y Penaethiaid yn diweddaru eu cynlluniau Gwasanaeth i egluro blaenoriaethau'r gwasanaeth, effeithiau ar wasanaethau eraill a mannau oedd dan bwysau, a fyddai'n cyfrannu at yr Adolygiad Capasiti. Rhoddodd y Cyfarwyddwyr grynodeb o'u Cyfarwyddiaethau gan dynnu sylw at yr heriau o ran cynnig darpariaeth gynyddol o wasanaethau a phrosiectau newydd o fewn yr adnoddau ariannol a’r staff cyfredol.

·           Cyfarwyddiaeth Adnoddau'r Cynulliad - y meysydd ffocws blaenoriaeth uchel oedd ymgymryd â'r adolygiad capasiti; adnoddau ar gyfer diogelwch gan gynnwys seiber ddiogelwch; paratoi ar gyfer GDPR cyn y dyddiad cau ym Mai 2018; a strategaeth y gweithlu a thrafodaethau cyflog sydd ar ddod, gan gynnwys mwy o ymgysylltiad AD â chymorth tactegol ar gyfer y prosiect Senedd Ieuenctid, y Cynllun Ieithoedd Swyddogol, gallu, ymgysylltiad a llesiant staff. Roedd pwysau ar lety presennol ac anghenion posibl yn y dyfodol, ac o gwmpas cyfrifoldeb cymdeithasol corfforaethol, gan gynnwys isgontractwyr, i sicrhau bod cyflenwyr yn deg ac yn gyfiawn i'w staff.

·           Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau'r Comisiwn - Roedd Gwasanaeth Busnes yr Aelodau yn profi cymhlethdod cynyddol o ran anghenion AD yr Aelodau yn ymwneud â chyfrifoldebau cyflogwyr, a chefnogaeth i waith y Bwrdd Taliadau a'u hadolygiad o Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad. Roedd adolygiad bras o waith y Swyddfa Protocolau ar waith i sicrhau bod y gweithdrefnau angenrheidiol yn gyfoes. Gyda sefydlu'r Gwasanaeth Lleoliadau ac Ymwelwyr Seneddol a'r arbedion effeithlonrwydd ariannol yn sgil hynny, roedd cydweithio'n effeithiol â gwasanaethau Cyfathrebu a Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau a symleiddio gweithdrefnau bellach yn flaenoriaethau. Roedd blaenoriaethau yn ymwneud â mwy o anghenion cyfieithu, cefnogi gofynion newydd y Cynllun Ieithoedd Swyddogol a chyflwyno'r prosiect i wella hygyrchedd Cofnod y Trafodion hefyd yn creu pwysau ar adnoddau.

·           Cyfarwyddiaeth Fusnes y Cynulliad - ochr yn ochr â chefnogi busnes cynyddol y cyfarfodydd llawn a'r pwyllgorau, roedd y Gyfarwyddiaeth wedi bod yn paratoi ar gyfer newid cyfansoddiadol a Deddf Cymru 2017; datblygu gweithdrefnau o amgylch y pwerau ariannol newydd; cefnogi adolygiad y Panel Arbenigol ar ddiwygio etholiadol a'r canlyniadau fydd yn cael eu cyhoeddi ym mis Tachwedd; a rheoli effaith ac ansicrwydd Brexit a rhoi cyngor i'r Llywydd a'r pwyllgorau ar ddiwygiadau i Fil Llywodraeth y DU. Roedd meysydd blaenoriaeth eraill ynghylch cefnogi uchelgais y Bwrdd Taliadau o ran  anghenion Aelodau, ymgymryd â gwaith prosiect ac ymgysylltu'r Senedd Ieuenctid, y rhaglen MySenedd sy'n mynd rhagddi, gan gynnwys y gwaith i symud i senedd ddigidol.

Cydnabu'r Bwrdd Rheoli'r angen i sicrhau bod gan staff ar draws y sefydliad y sgiliau cywir i gyflawni anghenion ac uchelgeisiau'r Cynulliad, a oedd yn flaenoriaeth i'r strategaeth AD, ond hefyd i egluro sut y rhennir y gefnogaeth a roddwyd i'r Aelodau ar gyfer gwaith y Cynulliad a gwaith etholaethol a sefydlu blaenoriaethau'r Comisiynwyr ar gyfer yr hyn sy'n angenrheidiol.

Byddai'r Adolygiad Capasiti yn dangos lefel y gwasanaethau a ddarparwyd a sut yr oedd Aelodau'n eu defnyddio.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Penaethiaid i gyflwyno cynlluniau gwasanaeth unigol i Phil Turner, Dadansoddwr Busnes, i lywio'r adolygiad.

·                Strwythuro'r Adroddiad Penawdau i'r Comisiwn i roi rhagor o wybodaeth am y lefelau gwasanaeth a sut y mae Aelodau'n eu defnyddio; ystyried sut i ddefnyddio cyfathrebu yn fwy effeithiol (ee diweddariad y Prif Weithredwr).

Eglurodd Manon Antoniazzi fod y Llywydd wedi gofyn iddi ffurfioli'r ymarfer cynllunio capasiti sydd ar y gweill ar hyn o bryd er mwyn llywio trafodaethau'r Comisiwn ynghylch ei flaenoriaethau yn yr hydref.  Byddai'r cyfarfod hwn yn cyfrannu at y broses honno drwy adolygu canlyniad y cylch cynllunio gwasanaethau ym mis Mawrth, er mwyn craffu arno'n fanwl a rhoi prawf ar y dadleuon a gyflwynwyd. Diolchodd Manon i bawb am eu gwaith paratoi ar gyfer y cyfarfod a nododd fod y ddogfennaeth yn rhoi darlun cynhwysfawr o'r hyn y mae'r sefydliad yn ei wneud, yn unol â'r amcanion strategol.

Byddai hyn yn llywio cyfarfod nesaf y Comisiwn, pryd y byddai'n penderfynu’n derfynol ar gynigion y gyllideb i’w cyflwyno gerbron y Cynulliad yn yr hydref.  Ar hyn o bryd, roedd y sefydliad yn cynnal nifer o adolygiadau mewnol o feysydd a phrosiectau amrywiol, gan gynnwys effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd.  Byddai'r adolygiadau hyn yn helpu i ddangos cyd-destun y gyllideb ac yn darparu eglurder ffeithiol.

Trafodaeth

Gwahoddodd Lowri Williams y Bwrdd i gyfrannu at ddadansoddiad SWOT o anghenion gallu ar gyfer y dyfodol, a fyddai'n helpu i roi ffocws ar gyfer y misoedd i ddod.

Cyn y flwyddyn ariannol newydd ac yn y canolbwynt rhwng yr ymarferion Cynllunio Gwasanaeth a Chapasiti Blynyddol, roedd y Bwrdd Rheoli wedi neilltuo'r cyfarfod i Adolygiad Cynllunio Capasiti interim. Amcanion yr adolygiad oedd gwirio cynnydd y penderfyniadau a wnaed fis Hydref y llynedd a thrafod unrhyw ofynion newydd a hanfodol sydd wedi codi ers hynny, sy'n gofyn am benderfyniad cyn yr adolygiad blynyddol nesaf.

Roedd y Cyfarwyddiaethau wedi paratoi nodyn i'w gyflwyno yn y cyfarfod:

• y cynnydd a wnaed wrth benodi i'r swyddi hynny a gymeradwywyd yn yr ymarferion Cynllunio Gwasanaeth a Chapasiti Blynyddol nad yw penodiadau wedi'u gwneud eto, manylion am pam ac a oedd yr achos dros y swydd yn parhau'n ddilys;
• unrhyw ofynion newydd o ran adnoddau sy'n codi ers yr ymarfer gwasanaeth a capasiti blynyddol diwethaf ac sydd angen penderfyniad ar unwaith, ynghyd ag achos busnes ategol; a
• trafod unrhyw heriau disgwyliedig o ran capasiti, gan edrych ymlaen at yr ymarfer gwasanaeth a chapasiti blynyddol nesaf.

Rhoddodd Claire Clancy y cyd-destun ar gyfer y cyfarfod, i roi cefndir i'r holl benderfyniadau ar gynllunio capasiti, gan nodi ei fod wedi bod yn flwyddyn o dwf parhaus yn y sefydliad. Roedd wedi bod yn bosibl hyd yma i ddal i fyny â'r galw ond roedd yn dod yn fwy anodd, gyda gwaith newydd yn ymddangos yn gyflym.

Byddai cyllideb y flwyddyn nesaf yn dynnach nag mewn blynyddoedd blaenorol ac, yn y gorffennol mae wedi bod yn bosibl darparu'r holl bethau a gynlluniwyd. Mae costau eleni wedi'u symud yn fwriadol i'r flwyddyn ariannol nesaf er mwyn aros o fewn cyllideb 2016-17. Canlyniad hyn fyddai tynhau cyllideb y flwyddyn nesaf.

Roedd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi wedi penderfynu peidio â gwneud unrhyw waith tuag at gyllideb atodol ym mis Mehefin ond ystyried yr opsiwn hwnnw eto ar gyfer mis Ionawr 2018.

I baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu ar gyfer yr Adroddiad Blynyddol a gyhoeddwyd ym mis Gorffennaf, roedd pwyslais mawr ar bwysau sy'n cystadlu. Felly, roedd angen gwneud dewisiadau darbodus ac effeithlon ar y gyllideb, gan sicrhau eu bod yn gadarn ac nad ydym yn talu costau nad ydynt yn hollol angenrheidiol, ac yn ystyried ffyrdd eraill o ddiwallu anghenion o ran adnoddau.

Gofynnodd Claire i'r Cyfarwyddwyr amlinellu'r canlynol yn fyr:

·              cyfanswm y ceisiadau newydd am adnoddau;

·              blaenoriaethu, gan gynnwys gyrwyr a thystiolaeth am pam y dylai'r swyddi newydd fod yn flaenoriaeth uchel i'r sefydliad; ac 

·              awgrymiadau am waith y gellid ei atal, ei newid neu ei gyflwyno'n wahanol er mwyn rhyddhau adnoddau.

Gwasanaethau'r Comisiwn

Amlinellodd Craig Stephenson gais Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau'r Comisiwn. Roedd rôl Cyfathrebu Mewnol yn cael ei datblygu ar hyn o bryd ond nid oedd yn rhan o'r cais eto. Roedd Cymorth Busnes i'r Aelodau yn profi uchafbwynt yn y galw ac roedd ystyriaeth yn cael ei rhoi i ffyrdd o weithio, yn enwedig ar faterion Adnoddau Dynol, i ddiwallu'r anghenion.

Bu cynnydd o 15 y cant yn y galw am gyfieithu ar y pryd a Chofnod y Trafodion. Roedd staff a oedd yn aml-fedrus yn cael eu tynnu i mewn i gefnogi'r gwaith, gan arwain at lai o gyfieithwyr testun ac roedd contractwyr yn llai cost-effeithiol ac roedd ganddynt rai problemau o ran gwydnwch. Roedd y cynnig ar gyfer hyfforddeion ychwanegol i gefnogi'r gwaith cyfieithu testun.

O ganlyniad i adolygiad Cofnod y Trafodion cafwyd rhywfaint o effeithlonrwydd, gyda rhai gweithgareddau wedi'u hatal; at hynny, nid oedd staff yn cael eu rhyddhau ar gyfer byrddau recriwtio a bu nifer llai o secondiadau. Bu cydweithio ar y gwaith digwyddiadau a strwythur arfaethedig a fyddai'n sicrhau arbedion posibl, lle byddai staff yn y dderbynfa, er enghraifft, yn cael eu defnyddio'n wahanol er mwyn galluogi mwy o adnoddau yn y tîm archebu.

Y Gyfarwyddiaeth Busnes

Amlinellodd Adrian Crompton y swyddi a nododd y prif flaenoriaethau:

·              Dwy swydd G7 yn y tîm Cyfathrebu (Newyddion a Digidol), a fyddai ond yn arwain at gost ychwanegol gymharol fach;

·              Swydd HEO yn rheoli'r prosiect Meddalwedd Deddfwriaethol a swydd yn y Gwasanaeth Trawsnewid Strategol yn cefnogi FySenedd sydd gyfwerth ag EO/TS;

·              Swydd Dirprwy Gyfarwyddwr sy'n atebol i'r Cyfarwyddwr i ddarparu cymorth ar lefel uwch oherwydd faint o waith sydd ei angen ar yr agenda ddiwygio.

Sicrhawyd effeithlonrwydd drwy: gyfyngu ar fentrau arloesol newydd; drwy fod yn fwy llym wrth adolygu effeithlonrwydd a chanlyniadau; a newid patrymau gwaith i roi hyblygrwydd heb golli effeithiolrwydd.

Roedd angen gwneud gwaith pellach ar ddeddfwriaeth ategol. Mae tîm ymroddedig wedi bod yn gweithio ar ddeddfwriaeth Aelodau unigol erioed, ond roedd hefyd yn debygol y byddai deddfwriaeth dan arweiniad y Comisiwn, ynghyd â deddfwriaeth Pwyllgor, felly roedd angen edrych ar effeithlonrwydd. Roedd mentrau newydd hefyd o ran adnoddau a gafodd eu gyrru gan y nod ar gyfer rhagoriaeth seneddol, gan ymgysylltu'n rhagweithiol â chyfathrebu a datblygu rhwydweithiau gyda sefydliadau ymchwil allanol.

Y Gyfarwyddiaeth Adnoddau

Amlinellodd Dave Tosh y cynigion newydd, gan gynnwys y rhai yr ystyriwyd eu bod yn hanfodol:

·              Roedd angen technegydd AV i gwmpasu'r ystafelloedd pwyllgora newydd, digwyddiadau a swyddogaethau i ategu'r ddau sydd yn y tîm ar hyn o bryd;

·              Rheolwr adeilad;

·              adnodd uwch pwrpasol ar gyfer recriwtio;

·              swydd hyfforddi a datblygu dros dro i roi amser i ystyried gofynion.

Bydd gwaith ailstrwythuro TGCh yn digwydd, a all arwain at arbedion ac effeithlonrwydd, gydag ystyriaeth ar draws y Gyfarwyddiaeth o'r defnydd o oriau hyblyg, gwyliau blynyddol a secondiadau mewnol i sicrhau arbedion effeithlonrwydd.

Crynodeb

Rhoddodd Claire Clancy grynodeb drwy gymeradwyo'r Bwrdd am wneud gwaith da o gyflwyno tystiolaeth ynghylch pam roedd yr adnoddau'n angenrheidiol a chafodd hynny ei graffu'n drylwyr o fewn y Cyfarwyddiaethau. Byddai'n rhaid gwneud achos cymhellol yn y cynigion cyllideb newydd i gwmpasu'r holl ofynion o ran adnoddau, gyda sail dystiolaeth glir. Byddai'n rhaid dangos yr angen i fuddsoddi mewn rolau a fyddai'n cynnal ansawdd y gwasanaethau.

Byddai angen i'r achos am yr adnoddau dynnu sylw at y lefelau o alw a phwysau, a'r penderfyniad i gael gwared ar aneffeithlonrwydd gyda chydweithredu a rheoli prosiectau'n well.

Oherwydd oedi gyda recriwtio gall fod yn bosibl bwrw ati gyda'r holl geisiadau am adnoddau, ond roedd y gwaith mor bwysig i ddyfodol Cymru y byddai'n ddoeth ystyried cyllideb atodol os bydd angen hynny ym mis Ionawr ac, os caiff ei chefnogi gan dystiolaeth gadarn, yn seiliedig ar achos, roedd yn fwy tebygol o gael cefnogaeth gan y Cynulliad.

Roedd hefyd yn bwysig ystyried gwendidau peidio â darparu adnoddau'n briodol neu heb gynllun ymlaen llaw, megis yr effaith ar gymhelliant a morâl staff.

Amlinellodd Claire y camau roedd yn eu hargymell ar gyfer symud ymlaen gyda'r gwaith capasiti, gan ei gynnwys i gyd yn y gyllideb, ond o bosibl yn raddol, dros flwyddyn, a

·              Gweithio allan y costau a'r goblygiadau ar gyfer 2017-18;

·              Nodi unrhyw ansicrwydd, a monitro hyd nes nad yw'n ansicr;

·              Paratoi ar gyfer cyllideb atodol ymhell ymlaen llaw;

·              Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i Suzy Davies, Comisiynydd, am y cynlluniau;

·              Bod yn dryloyw gyda'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid;

·              Cadw'r gweithlu'n effeithiol, o bosibl drwy ddefnyddio VES, recriwtio i swyddi rhan-amser neu swyddi tymor yn unig a chyfateb sgiliau i dasgau.

Mae'n amlwg y bydd angen ystyried y diwygio cyfansoddiadol, etholiadol, a'r gwaith o ran gadael yr Undeb Ewropeaidd sydd ar y gorwel. Mae gwaith ar y strategaeth gyllidebol ar gyfer 2018-19 wedi dechrau, ond efallai na fydd digon o wybodaeth am y rhain i gynllunio'n derfynol, felly bydd cynllunio senario yn rhoi opsiynau a sicrwydd i'r Comisiynwyr.

Parhaodd y Bwrdd ei drafodaeth o’r cyfarfod ar 10 Hydref, i edrych eto ar y swyddi na chytunwyd arnynt yn y cyfarfod hwnnw, er mwyn archwilio ymhellach ac ystyried amseriad a blaenoriaethau. Darparwyd taenlen wedi’i diweddaru, yn dangos costau yn ystod y flwyddyn a chostau o un flwyddyn i’r llall hyd at 2020 ar gyfer y cynigion a gymeradwywyd, a’r rhai sydd eto i’w hystyried, er mwyn canfod effaith y cynigion ar y gyllideb.

I ychwanegu at y cyd-destun, darparodd Nia Morgan amlinelliad o’r adroddiad rheolaeth ariannol diweddaraf ar gyfer mis Hydref, yn dilyn addasiadau i’r rhagolygon a dderbyniwyd gan y meysydd Gwasanaeth. Gan ystyried effaith y cynlluniau capasiti a oedd wedi’u cymeradwyo ar y gwariant a oedd wedi’i nodi, gofynnodd Nia i’r Penaethiaid ddarparu rhagolygon cywir, cudd-wybodaeth yn gynnar ar yr ymrwymiadau, ac i leihau archebion ôl-weithredol, er mwyn helpu i reoli costau cynyddol a lliniaru unrhyw risg o orwario. Dylai’r Penaethiaid roi gwybod i Nia a oedd angen unrhyw gymorth ychwanegol arnynt gan y tîm Cyllid.

Roedd Craig wedi ystyried pob cynllun ac a fu digon o ystyriaeth o allu dwyieithog i ddarparu ein gwasanaethau. Er ei fod yn fodlon bod yr holl ddogfennau cynllunio capasiti wedi darparu rhywfaint o ffocws ar hyn, byddai’n bwysig i Benaethiaid Gwasanaeth ystyried eu gallu dwyieithog yn rheolaidd yng ngoleuni’r uchelgeisiau yn y Cynllun Ieithoedd Swyddogol drafft.

Rhoddodd Dave Tosh drosolwg i’r Bwrdd o’r cynigion Diogelwch, wedi i’r gofynion gael eu blaenoriaethu. Yn unol â’r dyhead i fod y gorau yn y byd, ond gyda galw cynyddol ar y tîm diogelwch presennol, a’r angen am fwy o hyblygrwydd o ran y diwrnod gwaith, roedd yr adolygiad wedi nodi angen am strwythur diwygiedig a swyddi ychwanegol. Byddai cost y rhain yn cael ei wrthbwyso, i raddau, gan lai o gostau gweithio goramser a chostau asiantaethau. Cefnogodd y Bwrdd y cynnig, a chytunwyd y dylai fynd at y Bwrdd Buddsoddi a Adnoddau (IRB).

Trafododd y Bwrdd hefyd ffyrdd o helpu’r tîm diogelwch i deimlo’n fwy o ran o’r sefydliad, er enghraifft, drwy secondiadau i feysydd gwasanaeth eraill a hefyd bod Penaethiaid yn trefnu ymweliadau â’u cyfarfodydd tîm, i gyd-fynd â chyfyngiadau rotas yr Adran Diogelwch os yn bosibl, ac i’w diweddaru o ran prosiectau a gweithgareddau. Nodwyd bod y Tiwtor Reolwr Iaith Gymraeg eisoes yn ystyried hyfforddiant cwrdd a chyfarch ar eu cyfer yn eu gwaith.

Ystyriwyd gweddill y cynigion, a chytunwyd y byddai cynigion y gwasanaeth TGCh, Trawsnewid Strategol, Cyfathrebu, Uned Cydlynu a chynigion y Gwasanaeth Pwyllgor Polisi a Deddfwriaeth yn cael eu trosglwyddo at y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar gyfer rhagor o waith craffu. Ymhellach, cytunodd y Bwrdd:

·         Byddai Sulafa Thomas yn cysylltu â Non Gwilym, Lowri Williams ac Anna Daniel i ymchwilio ymhellach i swyddogaeth a lleoliad y cynnig Cyfathrebu Mewnol;

·         Byddai’r rôl Cymorth Tîm a gytunwyd yn yr Uned Cydgysylltu yn cael ei defnyddio lle bynnag y byddai angen, i ddarparu cefnogaeth i feysydd gwasanaeth eraill;

·         Byddai Non Gwilym a Nia Morgan yn edrych ar y gofynion Cyfathrebu er mwyn asesu’r goblygiadau cyllidebol; Non i ddarparu siart strwythur gyda’r cais i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau; a

·         Byddai Chris Warner a Siân Wilkins yn bresennol yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnodau i drafod y gofynion am gefnogaeth i bwyllgorau.

Nid oedd y swyddi a oedd ar ôl yn ofynnol yn fuan, ac felly gohiriwyd hwy er mwyn adolygu’r sefyllfa wrth i brosiectau a gweithgareddau a ragwelir fynd yn eu blaenau. Cytunodd y Bwrdd nad oedd angen adolygu’r cynigion na chawsant eu cymeradwyo yn y cyfarfod blaenorol.

Trafododd y Bwrdd hefyd, yn fyr:

·          y rhaglen FySenedd a’r cymorth y byddai ei angen arni, i wireddu syniadau i fod yn brosiectau cyflawnadwy. Cytunwyd i ymestyn marciwr o ran rheoli prosiectau ar gyfer y dyfodol;

·         y goblygiadau a’r pwysau ar dimau sydd â phobl ar secondiadau; a

·         beth oedd ei angen o ran adnoddau dynol a llety, i gefnogi’r cynigion.

Cam i’w gymryd: Penaethiaid i adolygu’r costau 2016-17 a chadarnhau, neu roi gwybod, a fyddai modd gohirio unrhyw beth, neu a oedd angen ychwanegu unrhyw beth.

Diolchodd Claire Clancy i aelodau’r Bwrdd Rheoli am y gwaith paratoi da a oedd wrth wraidd y broses o gynllunio capasiti, oedd yn golygu bod ystyriaeth lawn, yn seiliedig ar dystiolaeth gadarn, yn cael ei rhoi i’r heriau y mae’r Cynulliad yn eu hwynebu.

Neilltuwyd y cyfarfod Bwrdd Rheoli hwn i gynllunio'r gweithlu, fel rhan o'r cynllunio blynyddol ar gyfer capasiti ac adnoddau. Diben hyn oedd trafod pa adnoddau ychwanegol neu adnoddau gwahanol y mae eu hangen ar bob Cyfarwyddiaeth yn y tymor byr, y tymor canolig a'r tymor hir i gyflawni nodau strategol y sefydliad yn sgil heriau sylweddol y Pumed Cynulliad.

Nod y cyfarfod oedd pennu lle'r oedd yn bosibl rhoi cyfeiriad clir o ran ariannu adnoddau a herio unrhyw beth sy'n peri amheuaeth.

Rhoddodd Nia Morgan drosolwg o'r gyllideb ddrafft a bennwyd yn ddiweddar ar gyfer 2017-18, a oedd yn seiliedig ar gynnydd yn sgil chwyddiant ynghyd ag un y cant. Disgwylir i adroddiad y Pwyllgor Cyllid yn craffu ar y gyllideb gael ei gyhoeddi ar 21 Tachwedd. Amlinellodd Nia'r effaith ariannol o gynyddu niferoedd staff hefyd, ynghyd â'r swm a glustnodwyd i brosiectau eisoes, gan flaenoriaethu fel y bo'n briodol.

Diolchodd Claire Clancy i'r Bwrdd am ei waith wrth baratoi a mynegi'r opsiynau a'r dadleuon, gan nodi'r ymdeimlad o her a oedd eisoes i'w gael cyn y cyfarfod.

Dechreuodd y Bwrdd Rheoli graffu ar gynlluniau meysydd gwasanaeth gyda'r Gyfarwyddiaeth Busnes, ac amlinellodd Adrian Crompton yr heriau allweddol sy'n effeithio ar yr adnoddau sydd eu hangen, sef: cynnydd yn nifer y pwyllgorau; wythnos busnes estynedig; a blaenoriaethau'r Comisiwn a'r Llywydd newydd.

Y ffactorau eraill sy'n effeithio ar adnoddau yw'r pwyslais cynyddol ar ymgysylltu mewn pwyllgorau; rhaglen FySenedd, a fyddai'n cael effaith ar sgiliau ac arferion gwaith ar draws y sefydliad; a newidiadau cyfansoddiadol yn sgil Bil Cymru a Brexit. Er gwaethaf ailstrwythuro staff a sgiliau, mae'r galw am adnoddau'n parhau, a'r blaenoriaethau pennaf yw cefnogi ymgysylltiad digidol a strwythur newydd y pwyllgorau.

Yn dilyn hynny, amlinellodd Dave Tosh y gofynion a nodwyd gan y Gyfarwyddiaeth Adnoddau, sef yr heriau ar gyfer Diogelwch drwy gydol yr wythnos busnes estynedig ac amserlen y pwyllgor yn benodol, a'r pwysau a ddaw yn sgil hynny ar yr adran Ystadau ar gyfer cynnwys yr holl bwyllgorau. Byddai gofynion eraill yn unol â newidiadau strwythurol gyda chynllun i aildrefnu gwasanaethau wrth i amser fynd yn ei flaen.

Amlinellodd Craig Stephenson y blaenoriaethau ar gyfer Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau'r Comisiwn, gyda'r Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau'n canolbwyntio ar y paratoadau ar gyfer y Prif Weithredwr newydd a darparu gwydnwch a safon uchel wrth gyflwyno negeseuon allweddol gan y Llywydd. Bu'r adolygiad Digwyddiadau sydd ar waith ar hyn o bryd yn hwb i effeithlonrwydd, a disgwylir i'w ganlyniad gael ei ystyried gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Tachwedd. Bu mwy o alw am gyfieithu ar y pryd yn arbennig yn y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi yn sgil y cynnydd hwn mewn oriau busnes.

Yna, ystyriodd y Bwrdd Rheoli y rhestr lawn o gynigion a ddaeth i law, a phenderfynu beth oedd y prif flaenoriaethau, gan gytuno ar 20 o gynigion i'w cyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Cytunwyd mewn egwyddor ar ddwy swydd arall yn yr adran TGCh, gyda chais i ystyried ymhellach sut i ledaenu'r adnoddau ar draws y tîm. Byddai'r swyddi na gafodd eu cymeradwyo'n cael eu hailystyried yn y cyfarfod nesaf er mwyn eu harchwilio ymhellach ac ystyried amseriad a blaenoriaethu. Byddai'r graddau y mae'r cynigion wedi rhoi ystyriaeth ddigonol i'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn cael eu hystyried bryd hynny hefyd.

Byddai angen i'r Bwrdd Rheoli fod yn eglur ynghylch y gofynion dros y misoedd nesaf er mwyn paratoi'n effeithiol ar gyfer cyllideb y flwyddyn ganlynol.

Camau i’w cymryd:

• Bydd Nia Morgan yn diwygio'r daenlen arfaethedig i gynnwys y swyddi sydd wedi cael eu cymeradwyo'n gychwynnol;
• Bydd Dave Tosh yn adolygu'r cynigion Diogelwch ac yn penderfynu ar flaenoriaeth y gofyniad;
• Bydd Lowri Williams yn adolygu gofynion Adnoddau Dynol yn sgil y cynigion, ac yn ystyried beth fyddai'r ffordd orau o leddfu'r pwysau.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli y byddai'r materion a godwyd yn y sesiwn ymwybyddiaeth iechyd meddwl a gynhaliwyd gan Amser i Newid Cymru y diwrnod hwnnw yn cael eu trafod yn y cyfarfod nesaf (Camau i'w cymryd)

Fel rhan o’r cylch cynllunio blynyddol, adolygodd y Bwrdd Rheoli y cynlluniau Gwasanaeth ar gyfer pob maes gwasanaeth er mwyn deall yr ystod o weithgareddau a gynlluniwyd ar gyfer gweddill y Pedwerydd Cynulliad. Canmolodd Dave Tosh yr awduron am eu gwaith a gofynnodd i’r Bwrdd ystyried sut roedd y broses cynllunio gwasanaethau yn gweithio a thrafod:

·               a oedd yna risiau amlwg oedd yn sefyll allan?

·               a oedd y cynlluniau yn adlewyrchu’r broses cynllunio capasiti a’r canlyniadau?

·               pa mor dda y cafodd dibyniaethau eu disgrifio ac a oeddent wedi’u hadlewyrchu yng nghynlluniau ei gilydd?

·               beth oedd y cyfleoedd, y blaengareddau a’r arbedion oedd yn deillio ohonynt?

Barn gyffredinol y Bwrdd oedd bod y cynlluniau yn effeithiol o ran trosi nodau’r Comisiwn yn offeryn ar gyfer rheoli pob maes gwasanaeth, ond roedd cyfle i’w gwella ymhellach i’w gwneud yn fwy defnyddiol ar gyfer y sefydliad ehangach.

Cytunodd y Bwrdd fod angen mwy o eglurder o ran dibyniaethau, eu bod yn cysylltu’n glir ym mhob cynllun gwasanaeth cysylltiedig ac yn cael eu nodi’n gynnar yn y cylch cynllunio. Awgrymwyd y dylid cynnal ymarfer at y diben, yn debyg i’r hyn a wnaed ar gynllunio capasiti.

Camau Gweithredu: byddai canlyniadau’r drafodaeth yn cael eu casglu a’u rhannu gyda’r Bwrdd Rheoli ar ôl y cyfarfod ac yn cael eu cynnwys yn y canllawiau ar gyfer datblygu cynlluniau gwasanaeth.

• Cyflwyniadau byr a herio rhagolygon gofynion staffio yn y dyfodol gan::

Cyfathrebu

TGCh

Llywodraethiant ac Archwilio

Cyllid

Adnoddau Dynol

RhYaCh/Diogelwch/Cyswllt Cyntaf

·         Pwysau ar ein gallu i gyflawni

Nodwyd rhain fel: sgiliau rheoli prosiect, newidiadau staff mewnol ac “effaith y toriad”, hyblygrwydd termau ac amodau staff; y risg o fethu a recriwtio; a blaenoriaethu a dyblygu gwaith. 

Papurau fel a ddosbarthwyd ar gyfer Cyfarfod Adolygu a Chynllunio 24 Tachwedd. 

Adroddiad Rheoli Ariannol                                                        paper 3

·         Diweddariad y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau – 20 Tach/1 Rhag llafar