Cyfarfodydd
Transition to the Fifth Assembly
Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.
Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.
Cyfarfod: 12/05/2016 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 4)
Trafodaeth yn dilyn yr etholiad
Eitem lafar.
Cofnodion:
Ystyriodd y Bwrdd etholiad y Cynulliad a dyddiau cynnar y Pumed Cynulliad,
gan gynnwys cyfarfodydd cychwynnol gyda'r Llywydd newydd. Rhoddodd Aelodau
newydd ac Aelodau a ailetholwyd adborth cadarnhaol iawn ynghylch y croeso
cyfeillgar a phroffesiynol a'r trefniadau tyngu llw a gawsant.
Cyfarfod: 14/04/2016 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 5)
Paratoi ar gyfer y Pumed Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 4
- Cyfyngedig 5
- Cyfyngedig 6
- Cyfyngedig 7
- Cyfyngedig 8
- Cyfyngedig 9
Cofnodion:
Cyflwynodd
Sulafa Thomas gyfres o ddogfennau a baratowyd fel egwyddorion y fframwaith
cyffredinol ar gyfer llywodraethu’r sefydliad, a rheolau ar gyfer cynnal
cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i’r Prif Weithredwr. Roedd y
rhain wedi eu hadolygu a’u diweddaru ers y Pedwerydd Cynulliad yng ngoleuni
profiad ac arfer gorau a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn newydd i’w
gymeradwyo yn ei gyfarfod cyntaf.
Trafododd
y Bwrdd Rheoli y fframwaith a’r argymhellion. Dywedodd Gareth Watts y byddai’n
bendant o blaid argymell i’r Comisiwn y dylai’r terfyn uchaf y gallai’r Prif
Weithredwr a’r Clerc awdurdodi gwariant cyfalaf gael ei gynyddu o’r trothwy
presennol o £1 miliwn. Byddai hyn yn adlewyrchu’r cynnydd mewn terfynau
dirprwyedig mewn rhannau eraill o’r sector cyhoeddus ac, yn benodol, yn dod â
Chomisiwn y Cynulliad yn fwy unol â’r trefniadau yn Senedd yr Alban. Mae Corff Corfforaethol Senedd yr Alban wedi
dirprwyo awdurdod i’w Clerc a Phrif Weithredwr gymeradwyo gwariant cyfalaf o
hyd at £10miliwn a dyfarniadau contract sy’n fwy na £5 miliwn.
Cytunodd
y Bwrdd i adlewyrchu hyn yn y papurau a hefyd i sicrhau bod y geiriad yn
gyffredinol yn gyson â’r papur strategaeth ddrafft. Cytunodd y Bwrdd Rheoli
hefyd i:
·
gyflwyno
cyfres ddwyieithog o ddogfennau i’r Comisiwn ar gyfer ystyried sut y maent yn
dymuno derbyn papurau i’w hystyried yn y dyfodol;
·
cynnwys
sôn am y Bwrdd Taliadau ac am gyfraniad y Dirprwy Lywydd yng nghyfarfodydd y
Comisiwn;
·
cael
gwared ar yr amod o ran Rhyddid Gwybodaeth o’r ddarpariaeth ar gyfer datgan
cyfarwyddiadau;
·
dod
â’r paragraff ar gyfrifoldebau Comisiynwyr ymlaen yn y papur (paragraff 5 yn
Atodiad A ydyw ar hyn o bryd) i sicrhau bod pwysigrwydd rôl y Comisiynwyr yn
fwy eglur.
Yn
olaf, gofynnodd Sulafa Thomas i’r Penaethiaid sicrhau bod tudalennau mewnrwyd
yr Aelodau yn gyfredol, ac i ddynodi staff a allai fod ar gael ar fyr rybudd ar
gyfer y digwyddiadau i groesawu’r Aelodau a’r Agoriad Brenhinol.
Cyfarfod: 17/03/2016 - Comisiwn y Senedd (Eitem 2)
Trefniadau ar gyfer busnes y Comisiwn yn ystod y diddymiad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 12
Cyfarfod: 17/03/2016 - Comisiwn y Senedd (Eitem 3)
Trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad – y wybodaeth ddiweddaraf
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 15
Cyfarfod: 07/03/2016 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 5)
Dangosfwrdd y Pumed Cynulliad - Chwefror 2016
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 18
Cofnodion:
Cafodd y Bwrdd gyfle i
weld y dangosfwrdd diweddaraf yn dangos y gwaith sy'n mynd rhagddo, y materion
allweddol a'r risgiau.
Ystyriodd y Bwrdd a oes
rôl ehangach i'r Penaethiaid o ran cwrdd â'r Aelodau newydd yn ystod yr
wythnosau cyntaf a chytunwyd y byddent yn bresennol yn y derbyniad ar ôl ethol
y Llywydd, yn ogystal â chyfarfodydd sy'n cael eu trefnu gyda'r Aelodau.
Camau
i’w cymryd:
·
Penaethiaid
gwasanaeth i sicrhau bod mewnrwyd yr Aelodau yn gyfoes a bod cysondeb o ran
arddull a chywirdeb y cynnwys; a nodi unrhyw wirfoddolwyr i helpu i
brawfddarllen dogfennau newydd a dogfennau wedi'u diweddaru a choladu
gwybodaeth i ymgeiswyr.
Cyfarfod: 25/01/2016 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 5)
Dangosfwrdd pontio i'r Pumed Cynulliad - Ionawr 2016
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 21
Cofnodion:
Cafodd y Bwrdd yr dangosfwrdd diweddaraf - yn dangos
gwaith sydd ar y gweill, materion a risgiau allweddol - a chafodd ei galonogi
gan y cynnydd sy’n cael ei wneud. Pwysleisiwyd yr angen am gyfathrebu
effeithiol parhaus rhwng y rhai sydd ynghlwm â'r paratoadau pontio yn ystod yr
ychydig fisoedd nesaf.
Camau i’w cymryd:
·
Penaethiaid gwasanaeth i wneud yn
siŵr bod mewnrwyd yr Aelodau yn gyfoes; tynnu sylw at unrhyw ganllawiau /
rheolau y mae angen eu hystyried mewn perthynas â chod ymddygiad yr Aelodau a'u
cynnwys yn y crynodeb o wybodaeth sy'n cael ei gasglu gan yr haen Croeso /
Sefydlu.
·
Lowri Williams a Dave Tosh i drafod
yr awgrymiadau mewn perthynas â diwrnod braint mis Mai gyda'r Undebau Llafur.
Cyfarfod: 02/11/2015 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 8)
Diweddariad ar ddangosfwrdd y Pumed Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 24
Cofnodion:
8.1 Derbyniodd y Bwrdd y dangosfwrdd diweddaraf
yn dangos y gwaith sy’n mynd rhagddo, y materion allweddol a’r risgiau.
Cyfarfod: 21/10/2015 - Comisiwn y Senedd (Eitem 2)
Trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad - croeso, ymsefydlu a datblygiad proffesiynol parhaus
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 27
- Cyfyngedig 28
Cofnodion:
Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn cynnwys cynigion ar gyfer trefniadau
croesawu ac ymsefydlu’r Aelodau a'u staff yn dilyn etholiad y Cynulliad ym mis
Mai 2016.
Ystyriodd y Comisiynwyr hefyd argymhellion ar gyfer rhaglen datblygiad
proffesiynol parhaus i’r Aelodau a’u staff cymorth yn ystod y Pumed Cynulliad,
yn dilyn adolygiad trylwyr o raglen DPP y Pedwerydd Cynulliad.
Roedd y rhain wedi'u seilio ar:
- y gwersi
a ddysgwyd a’r sylwadau a gafwyd gan yr Aelodau ynghylch y trefniadau ar
ôl etholiad 2011;
- casgliadau arolwg yr Aelodau a’u staff cymorth a gynhaliwyd yn 2015, a
oedd yn cynnwys cwestiwn am droglwyddo i’r Pumed Cynulliad;
- trafodaethau
â’r Aelodau (fel rhan o adolygiad DPP);
- profiad
Aelodau Seneddol yn San Steffan yn ddiweddar;
- trafodaethau
cychwynnol gyda’r grwpiau plaid; ac
- adborth
gan fforwm y Cadeiryddion Pwyllgor a gynhaliwyd ar 24 Medi.
Cytunodd y Comisiynwyr y dylid defnyddio’r gwersi a
ddysgwyd oddi wrth y trefniadau ymsefydlu a DPP yn ystod y Pedwerydd Cynulliad
a’u bwydo i ddatblygiadau’r Pumed Cynulliad. Nododd y Comisiynwyr fod yr
Aelodau a'u staff cymorth yn gwerthfawrogi'r cyfleoedd DPP yn fawr, a bod hyn
i’w weld yn yr arolygon bodlonrwydd. Cytunwyd y byddai cyfleoedd yn cael eu
cynnig i'r Aelodau yn y dyfodol mewn ffordd sy'n cydnabod eu holl gyfrifoldebau
amrywiol i sicrhau bod eu hamser yn cael ei ddefnyddio’n effeithiol a chan
sicrhau gwerth am arian.
Cyfarfod: 25/06/2015 - Comisiwn y Senedd (Eitem 3)
Y Pumed Cynulliad – Ymgyrch ymwybyddiaeth Pleidleisiwch 2016
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 31
Cofnodion:
Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn rhoi amlinelliad bras o'r
gweithgareddau cyfathrebu a gynlluniwyd i gefnogi'r ymgyrch Pleidleisiwch 2016,
gan ganolbwyntio ar etholiad y Cynulliad Cenedlaethol ar 5 Mai 2016.
Teimlai
Comisiynwyr fod y cynlluniau’n rhoi cyfle i gael pobl Cymru i gymryd mwy o ran
yn y broses ddemocrataidd. Roeddent yn fodlon ar y dull a amlinellwyd, gan
gynnwys y cyfle i nodi deng mlynedd ers agor y Senedd ar 1 Mawrth 2016, a
hynny’n garreg filltir allweddol yn yr ymgyrch a fydd yn hyrwyddo'r adeilad fel
cartref democratiaeth a bywyd cyhoeddus Cymru.
Trafododd y Comisiynwyr bwysigrwydd cadw at rai dulliau marchnata mwy 'hen
ffasiwn' - fel taflenni a phosteri - ochr yn ochr â'r cyfryngau electronig a
chymdeithasol, er mwyn cyrraedd ystod eang o gynulleidfaoedd.
Cyfarfod: 25/06/2015 - Comisiwn y Senedd (Eitem 2)
Diddymu'r Pedwerydd Cynulliad a Throsglwyddo i’r Pumed Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 34
- Cyfyngedig 35
- Cyfyngedig 36
Cofnodion:
Bu’r Comisiynwyr yn trafod papur a oedd yn rhoi gwybodaeth ar gyfer llywio penderfyniadau
sy'n ymwneud â pharatoadau ar gyfer diddymu’r Pedwerydd Cynulliad.
Roedd y penderfyniad cyntaf yn ymwneud â defnyddio adnoddau'r Cynulliad yn
ystod y cyfnod diddymu ar ddiwedd y Pedwerydd Cynulliad. Trafododd y
Comisiynwyr y dewisiadau, a chytunwyd i ganiatáu defnyddio rhywfaint o adnoddau
cyfyngedig y Comisiwn er mwyn i Aelodau gwblhau gwaith achos a oedd yn weddill
yn unig. Mae hyn yn ystyried y cyfyngiadau sydd eu hangen i weithredu cysyniad
sylfaenol y diddymiad - sef sicrhau’r un chwarae teg i’r holl ymgeiswyr sy'n
ceisio cael eu hethol.
Caiff rhagor o wybodaeth ei rhoi cyn toriad yr haf, a chaiff canllawiau eu
paratoi ar gyfer Aelodau a’u cyhoeddi yn ystod tymor yr hydref i alluogi
Aelodau i baratoi ar gyfer y diddymiad mewn modd amserol. Tynnodd y Comisiynwyr
sylw hefyd at bwysigrwydd sicrhau bod canllawiau ar gyfer staff cymorth hefyd
ar gael i Aelodau'r Cynulliad (fel cyflogwyr).
Trafododd y Comisiynwyr hefyd argymhelliad gan y Bwrdd Taliadau ynglŷn
â darparu gwasanaeth all-leoli / cynghori mewn perthynas ag etholiad 2016.
Cytunodd y Comisiynwyr i ddarparu'r math hwn o wasanaeth i gefnogi Aelodau sy’n
colli’u sedd mewn etholiad, ac yn arbennig i gefnogi staff a fydd yn colli eu
swyddi o ganlyniad i’w cyflogwr yn peidio â bod yn Aelod o’r Cynulliad mwyach.
Cyfarfod: 15/06/2015 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 4)
Dangosfwrdd Pontio i'r Pumed Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 39
Cofnodion:
Yn eu cyfarfod ym mis Ionawr roedd y Bwrdd Rheoli wedi
cytuno i dderbyn adroddiadau ar ffurf dangosfwrdd ar baratoi ar gyfer pontio
i’r Pumed Cynulliad i alluogi’r Bwrdd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am
gynnydd, adolygu adnoddau a’u targedu yn y ffordd orau i sicrhau darpariaeth
lwyddiannus o ran cyfrifoldebau’r Pumed Cynulliad. Roedd cynnydd yn cael ei
reoli gan y Penaethiaid Gwasanaethau gyda chyfrifoldeb gan arweinwyr meysydd i
gydlynu’r meysydd unigol sef cyn y diddymiad, cyfnod y diddymiad, yr etholiad,
croesawu ac ymsefydlu Aelodau, busnes cynnar a chyngor gweithdrefnol, yr
agoriad Brenhinol a pharatoadau gweithredol.
Cyflwynodd Sulafa Thomas, a oedd yn cydlynu’r paratoadau
pontio i’r Pumed Cynulliad, y dangosfwrdd a gofynnodd i’r Bwrdd ystyried
gofynion adnoddau yn ystod y cyfnod pontio, gan ystyried anghenion ‘busnes
arferol’; lle’r oedd capasiti dros ben y gellid ei symud i gefnogi’r prosiect;
a sut i gyfateb sgiliau ag anghenion cyflenwi yn briodol. Cytunodd y Bwrdd ei
bod yn bwysig ystyried a oedd angen ailddyrannu adnoddau dros dro i leddfu’r
pwysau mwy, a hynny yn ystod y cyfnodau cyn y diddymiad ac ar ôl yr etholiad
fel ei gilydd.
Camau gweithredu:
·
Y Bwrdd Rheoli i fod yn glir ynghylch yr hyn yw’r
canlyniadau allweddol ar gyfer pob maes wrth iddynt ddatblygu;
·
Y Penaethiaid Gwasanaethau i asesu lle byddai capasiti
dros ben, fel y gall y Bwrdd Rheoli benderfynu pa adnoddau fyddai ar gael a sut
i gyfateb angen â medr, er mwyn sicrhau bod popeth sydd ei angen yn cael ei
gyflawni ar bob cam o’r broses bontio; a
·
nodyn y Bwrdd Rheoli i’r staff i nodi y dylai staff
gysylltu â’u Pennaeth Gwasanaeth i ddechrau er mwyn mynegi eu diddordeb mewn
cymryd rhan yn y gwaith o bontio i’r Pumed Cynulliad.
Cyfarfod: 01/06/2015 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 4)
Papurau Drafft i'r Comisiwn - pontio i'r Pumed Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 42
- Cyfyngedig 43
- Cyfyngedig 44
- Cyfyngedig 45
Cofnodion:
Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli roi
sylwadau ar y papur drafft a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu
cyfarfod ar 25 Mehefin. Y pwrpas oedd gwneud penderfyniadau ar faterion yn
ymwneud â'r diddymiad, gan gynnwys y defnydd o adnoddau'r Comisiwn ac all-leoli
gwasanaethau i Aelodau a'u staff. Roedd
y papur hefyd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgyrch ymwybyddiaeth y
cyhoedd, a gytunwyd mewn egwyddor yn eu cyfarfod ym mis Ionawr.
Gwnaeth y Bwrdd
argymhellion ar y drafft, gan gynnwys y canlynol:
·
dylai'r papur
nodi'n fwy eglur y swyddogaethau statudol a'r amserlen;
·
Atodiad 1 -
dylai gynnwys amlinelliad o'r hyn a ddigwyddodd yn y diddymiad diwethaf o ran
adnoddau, ond nid oedd yr atodiad ar y sefyllfa gyfreithiol lawn yn
angenrheidiol;
·
Atodiad 2 -
gellir diwygio Pleidleisio 16 fel papur ar wahân gan fod penderfyniadau wedi'u
gwneud mewn egwyddor yn barod; ac
·
Atodiad 3 -
gellir cryfhau'r risgiau a dylid gwahanu'r ystod o opsiynau priodol ar gyfer
Aelodau oddi wrth y rhai ar gyfer eu staff.
Bydd trafodaeth
ar y gwaith prosiect pontio hefyd yn cymryd lle yn y Pwyllgor Archwilio a
Sicrwydd Risg ar 8 Mehefin. Nodwyd y byddai dangosfwrdd yn cael ei ddarparu yng
nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar y
cynnydd, y risgiau allweddol a'r materion sy'n ymwneud â phob agwedd o'r
prosiect.
Cam i’w gymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i ystyried cynllunio senario ar gyfer cyfnod y
diddymiad rhwng Ebrill a Medi, i wneud y defnydd gorau o adnoddau staff, gan
gynnwys lle mae rhyng-ddibyniaethau.
Cyfarfod: 05/03/2015 - Comisiwn y Senedd (Eitem 4)
Pontio i’r Pumed Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 48
- Cyfyngedig 49
- Cyfyngedig 50
Cofnodion:
Cafodd y
Comisiynwyr bapur a oedd yn darparu gwybodaeth am gynllunio ar gyfer diddymu’r
Pedwerydd Cynulliad a phontio i’r Pumed Cynulliad.
Cadarnhaodd
y Comisiynwyr mai eu dull o ran trefniadau i ddiddymu’r Cynulliad fydd sicrhau
bod eu staff yn cael gwybodaeth lawn a chynnar i’w galluogi i gynllunio ar
gyfer y diddymiad a bod yr Aelodau hynny sy’n rhoi’r gorau iddi yn cael cymorth
i’w galluogi i ddirwyn eu gwaith yn y Cynulliad i ben. Teimlodd y Comisiynwyr y
byddai’n ddefnyddiol gweithio drwy Grwpiau i gyfathrebu ag Aelodau ac awgrymwyd
cynnal sesiynau gyda Grwpiau maes o law.
Pan gaiff y
Cynulliad ei ddiddymu, bydd Aelodau yn dychwelyd i fod yn aelodau o’r cyhoedd
ar unwaith ac yn colli pob braint sy’n gysylltiedig â bod yn Aelod Cynulliad.
Bydd hyn, felly, yn cynnwys cyfyngiadau ar ddefnydd cyn-Aelodau o adnoddau’r
Cynulliad yn ystod y cyfnod diddymu.
Roedd
Comisiynwyr yn teimlo bod angen ystyried y mater o faint o Aelodau sydd eu
hangen i wneud Grŵp yn ystod y Pedwerydd Cynulliad.
Bydd y
Comisiwn yn gwneud penderfyniadau penodol yn hwyrach yn 2015, a bydd pecyn y
Bwrdd Taliadau o benderfyniadau o ran cydnabyddiaeth a chymorth ariannol yr
Aelodau yn y Pumed Cynulliad yn cael ei gadarnhau erbyn mis Mai 2015.
Cyfarfod: 19/01/2015 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 6)
Pontio i’r Pumed Cynulliad (trafodaeth y Comisiwn 5 Mawrth)
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 53
- Cyfyngedig 54
- Cyfyngedig 55
- Cyfyngedig 56
Cofnodion:
Cyflwynodd Sulafa Thomas
bapur drafft ar y cwmpas a'r cynnydd wrth gynllunio ar gyfer diddymu'r
Pedwerydd Cynulliad a phontio i'r Pumed Cynulliad.
Roedd hyder y byddai'r holl
waith angenrheidiol yn cael ei gyflawni, ond roedd cyfle i sicrhau bod y ffordd
y byddai'n cael ei gyflwyno yn llyfn ac nid yn rhy fiwrocrataidd. Roedd rhannau
o'r cyfnod pontio a oedd yn llai sicr oherwydd newidiadau cyfansoddiadol
presennol ac felly roedd cynllunio senarios yn bwysig. Roedd angen gwneud
rhagor o waith hefyd i gadarnhau'r cwmpas a sicrhau bod y cyfrifoldebau a
nodwyd gan y person cywir. Ar ôl cwblhau'r fframwaith gellid dechrau ar y
gwaith o gyflawni. Byddai hyn yn golygu llawer o waith cydlynu a chael
strwythur llywodraethu a chytunwyd y dylai un o'r uwch reolwyr oruchwylio a bod
yn gyfrifol am gydlynu'r gwaith fel Uwch-swyddog Cyfrifol, gan adrodd yn llai manwl ar y cynnydd i'r Bwrdd
Rheoli. Adolygodd y Bwrdd sawl fersiwn o
arddull adrodd a chytunwyd y byddai timau'n defnyddio'r fersiwn fanwl (C),
gydag adroddiadau i'r Bwrdd Rheoli yn seiliedig ar ddangosfwrdd rhaglenni
talfyredig (A) gyda llinell amser ddarluniadol lefel uchel.
Byddai'r trefniadau
arfaethedig yn cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr ar 5 Mawrth er mwyn iddynt eu
nodi a sicrhau bod paratoadau yn adlewyrchu eu blaenoriaethau.
Camau i’w cymryd:
· Adrian Crompton i arwain ar
gynllunio senarios.
· Sulafa Thomas i baratoi
papur i gyflwyno egwyddorion i Gomisiynwyr gan sicrhau ei fod yn Aelod-ganolog;
yn darparu eglurder lle y gall fod tensiynau; yn diffinio cyfrifoldeb ar gyfer
arweinwyr ffrydiau gwaith ac yn sicrhau eglurder ynghylch yr hyn y maent yn
atebol amdanynt.
· Ar ôl ei benodi, yr
Uwch-swyddog Cyfrifol i weithio gyda Non Gwilym i roi fframwaith cyfathrebu ar
waith.